Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie

Jak wynika z danych Forbesa, nieefektywna komunikacja wewnętrzna w firmie przekłada się na spadek operatywności u aż 49 proc. pracowników. Niewiele mniej, bo 42 proc. doświadcza w jej wyniku wyższego poziomu stresu. Komunikacja jest więc kluczem do wysokiej wydajności firmy – niezależnie od jej wielkości. Jak ją poprawić?

Komunikację wewnętrzną w firmie nierzadko utożsamia się po prostu z wymianą informacji. Jej funkcja jest jednak dużo bardziej złożona, a wszelkie utrudnienia wpływają na całokształt funkcjonowania organizacji.

Instytut Gallupa alarmuje – 74 proc. pracowników ma poczucie, że nie są na bieżąco z aktualnymi informacjami o firmie, ponieważ dział komunikacji wewnętrznej nie istnieje lub wykonuje swoją pracę nieprawidłowo. Nietrudno się domyślić, jak wpływa to na poczucie integracji z pracodawcą i motywację samego pracownika.

Jak zatem powinna wyglądać dobra komunikacja wewnętrzna? Zacznijmy od podstaw.

Mów i słuchaj – dobre praktyki komunikacji wewnętrznej

Sprawna komunikacja wewnętrzna ma szereg celów. Służy wymianie doświadczeń między pracownikami, lepszemu zrozumieniu ich roli w strukturach firmy czy zadań im powierzonych. Skuteczność tych działań przekłada się na poczucie celowości pracy, a tym samym większą lojalność i motywację pracowników. W konsekwencji zaś na lepsze realizowanie strategii biznesowej firmy.

W komunikacji wewnętrznej ważne jest nie tylko co, ale również jak mówimy i jakich używamy do tego kanałów.

Siedem zasad skutecznej komunikacji firmowej

1. Jasno określone cele komunikacji wewnętrznej – postawienie konkretnych zadań przed komunikacją pozwoli na wkomponowanie jej w strategię firmy i mierzenie jej efektywności.
   
   
2. Dopasowanie narzędzi do celów komunikacji i grupy docelowej – komunikaty powinny być przekazywane właściwymi kanałami, dopasowanymi nie tylko do treści wiadomości, ale również grupy docelowej (wiek, stanowisko czy rola adresata w strukturze firmy).
   
   
3. Zadawanie pytań i dwustronność komunikacji – stworzenie dialogu z pracownikami pozwala nie tylko lepiej zrozumieć ich potrzeby, czy uzyskać cenną informację zwrotną, ale buduje też więź i poczucie „grania do tej samej bramki”.
   
   
4. Odpowiednie wsparcie technologiczne – wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań zapewni nie tylko stabilność, ale i bezpieczeństwo komunikacji wewnętrznej firmy, szczególnie w dobie pracy zdalnej.
   
   
5. Regularność i konsekwencja – komunikacja jest procesem ciągłym i długoterminowym. Dlatego decydując się na konkretne narzędzia, np. newsletter, należy zadbać o to, by zachować jego regularność.
   
   
6. Transparentność komunikacji – warto mówić o sukcesach, ale dobrze też, by o wszelkich zmianach czy nawet niepowodzeniach firmy pracownicy dowiadywali się najpierw z oficjalnych komunikatów, a nie np. z mediów zewnętrznych.
   
   
7. Audyt prawdę Ci powie – regularne przeprowadzanie audytu, najlepiej przez firmę zewnętrzną, pozwoli zweryfikować skuteczność aktualnych metod komunikacji, a także określić dobre praktyki i modyfikować strategię na przyszłość.

Oczywiście, w zależności od wielkości i specyfiki firmy, znaczenie niektórych z tych zasad będzie rosło lub malało. Niezależnie jednak, czy mówimy o małym, rodzinnym biznesie, czy wielotysięcznym przedsiębiorstwie, warto wiedzieć, co i dlaczego chcemy przekazać, jak to zdobić, by zostać wysłuchanymi i użyć odpowiednich narzędzi komunikacji. Ważne jest też, by być otwartym na to, co odpowie nam druga strona.

Komunikacja w małej i średniej firmie – duże wyzwanie?

W przypadku małych i średnich firm komunikacja wewnętrzna opiera się zwykle na mniej formalnych zasadach i większej bezpośredniości. Mimo to wdrożenie pewnych praktyk znanych z dużych podmiotów biznesowych pozwoli nie tylko uporządkować przepływ informacji, ale – paradoksalnie – także zacieśnić więzi zawodowe między pracownikami.

Kanały i narzędzia komunikacyjne w małych i średnich biznesach to:

• spotkania,
• rozmowy telefoniczne,
• poczta e-mail,
• komunikatory internetowe.

Choć na pierwszy rzut oka taki pakiet narzędzi wydaje się wystarczający, warto wdrożyć bardziej zaawansowane narzędzia, ułatwiające i porządkujące pracę w zespole. Usprawnią one obieg informacji i pozwolą uniknąć niedoinformowania, jakie może pojawić się w tak niewielkich strukturach.

Przykładem jest tutaj Microsoft Teams, będący częścią pakietu Microsoft 365. Pozwoli on nie tylko na wygodne delegowanie zadań czy wymianę plików, ale również umożliwi wideokonferencje, mogące być świetną alternatywą dla spotkań na żywo.

Warto też wziąć przykład z większych graczy i kluczowe dla funkcjonowania firmy komunikaty przekazywać w nieco bardziej formalny sposób. Przykład? Planując strategię działań firmy na najbliższe miesiące, warto umieścić ją w osobnym dokumencie dostępnym dla wszystkich pracowników, np. na dysku chmurowym. Takie „oficjalne” podejście nada tym informacjom większej wagi i wzmocni wśród całego zespołu poczucie współodpowiedzialności za losy firmy.

Może podcast? Skuteczna komunikacja w dużej firmie

Większe przedsiębiorstwa mają zwykle dużo bardziej sformalizowaną strukturę i komunikacja, siłą rzeczy, powinna odpowiadać „zastanej” strukturze organizacji. Istnienie dedykowanych zespołów odpowiadających za komunikację oraz dużo bardziej złożona strategia przedsiębiorstwa przekłada się oczywiście na większą mnogość narzędzi dostępnych (i koniecznych) do skutecznej komunikacji firmowej.

Najpopularniejsze metody komunikacji w dużych firmach to:

• poczta e-mail,
• rozmowy głosowe poprzez telefon czy VoIP,
• spotkania, szkolenia, warsztaty,
• materiały drukowane, np. ulotki, plakaty, prasa zakładowa,
• cykliczne newslettery informujące o najważniejszych aktualnościach „z życia firmy”.

W ostatnich latach coraz większą popularność zdobywają również rozwiązania typu intranet. Umożliwiają one nie tylko regularne publikowanie informacji przez kadrę zarządzającą, ale również zachęcają do dyskusji, budując tak wspomnianą wcześniej dwustronność komunikacji.

Z drugiej strony, coraz mocniej widać trend polegający na przenikaniu rozwiązań „konsumenckich” do świata komunikacji firmowej. Uniwersalne narzędzie zdobywania wiedzy o świecie, jakim stał się podcast, okazuje się doskonałym sposobem na przyciągnięcie uwagi pracownika do spraw firmowych. Opcja komentowania treści podcastu na czacie czy poprzez media społecznościowe daje możliwość niewymuszonego, naturalnego dialogu ponad strukturami i hierarchią firmy.

Bezpieczna komunikacja wewnętrza przy pracy zdalnej? To możliwe

Rynek pracy zmienił się od roku 2020. Pracownicy zaczęli doceniać większą elastyczność w kwestii miejsca, z jakiego wykonują swoje obowiązki, co z kolei wymaga określonych działań od pracodawców.

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Pracuj.pl, 49 proc. Polaków preferuje hybrydowy model zatrudnienia, uwzględniający pracę stacjonarną i zdalną. Aż 29 proc. respondentów deklarowało zaś, że preferowałoby pracę hybrydową z przewagą zdalnej. To jeszcze dobitniej pokazuje, jak ważne jest zapewnienie pracownikom bezproblemowej komunikacji z resztą struktur przedsiębiorstwa – także poza jego siedzibą.

Jednym z warunków koniecznych do sprawnej komunikacji w takim modelu jest oczywiście stworzenie w pełni bezpiecznego połączenia internetowego, odpornego na coraz popularniejsze ataki cyberprzestępców. Tutaj z pomocą przychodzą Wirtualne Sieci Prywatne, czyli VPN.

Usługa taka tworzy rodzaj „tunelu” między siecią docelową a użytkownikiem pracującym np. na werandzie przed własnym domem. Ważne firmowe dane są szyfrowane, co uniemożliwia ich odczytanie przez osoby inne niż odbiorca i nadawca.

 Sam zysk, czyli korzyści ze sprawnej komunikacji wewnętrznej

Wykorzystanie odpowiednich technologii to oczywiście tylko połowa sukcesu. Dzięki przemyślanej komunikacji, z akcentem przesuniętym z jednostronnego przekazywania treści na dialog, także pracownicy zdalni bądź pracujący w oddziałach nie będą czuli się wyobcowani w strukturze firmy.

Takie połączenie nowoczesnych technologii transmisji danych z odpowiednimi narzędziami i wreszcie adekwatną do treści formą przekazu przełoży się na realne korzyści, mierzalne także w aspekcie finansowym.

Najważniejsze benefity dobrej komunikacji wewnętrznej w firmie to:

• większe zaangażowanie pracowników i integracja z firmą,
• wyższa produktywność osób zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach i wydajniejsza praca zespołowa,
• mniej nieporozumień i konfliktów oraz szybsze rozwiązywanie ewentualnie pojawiających się,
• łatwiejszy rozwój umiejętności i edukacja pracowników,
• mniejsza rotacja na stanowiskach i łatwiejsza rekrutacja,
• korzystniejszy wizerunek firmy na zewnątrz,
• zdrowa atmosfera pracy i wysoka kultura organizacyjna.

Wszystkie te korzyści przekładają się zaś na jeszcze jedną, nie mniej ważną zaletę – większą wydajność firmy i niższe koszty jej prowadzenia.

Firma dobrze skomunikowana to firma mniej podatna na kryzysy, bardziej świadoma swojego celu, lepiej zintegrowana i elastycznie podchodząca do zmian rynkowych, będących jego nieodłączną częścią.