IVR, czyli coś więcej niż automatyczna sekretarka w firmie [infografika]
Komunikacja 10 października 2021 <1 minuta czytania

IVR, czyli coś więcej niż automatyczna sekretarka w firmie [infografika]

Narodziny e-maila miały być końcem telefonu. Komunikacja w formie elektronicznych wiadomości była przecież prostsza, efektywniejsza, nieuzależniona od dostępności i chwilowych niedyspozycji. Telefon jednak chyba o tym nie wiedział, bo po pięćdziesięciu latach od wynalezienia jego pogromcy trzyma się mocno.

Telefony w mojej głowie wciąż

Rozmowy telefoniczne składają się na 80 proc. komunikacji biznesowej. Niestety, pomimo zaskakującej trwałości tej formy kontaktu jest ona daleka od doskonałości. Kiepska obsługa klienta kosztuje firmy na całym świecie 75 mld dol. rocznie. I ogromna część tej kwoty to telefony dzwoniące przy pustych biurkach bądź w kieszeniach pracowników zajętych innymi sprawami.

Klienci są bezlitośni. 85 proc. z nich, jeśli pod firmowym numerem zastanie tylko sygnał, nie oddzwoni już nigdy. Co drugi pójdzie do konkurencji. I niestety najbardziej dotyka to nie wielkie korporacje, które stać na drogie rozwiązania i dedykowane tej formie komunikacji działy. Najbardziej tracą firmy, w których świadczący usługi i odbierający telefon to ta sama osoba.

Schematy są znane. Firmy nie mają wystarczającej liczby pracowników, by odebrać wszystkie połączenia i zaadresować wszystkie potrzeby. Z kolei, nawet jeśli na front obsługi klienta oddelegowanych jest wystarczająco dużo pracowników, są oni zajęci innymi sprawami. Procesowaniem zapytań, odpowiadaniem na e-maile czy wykonywaniem zadań administracyjnych. A telefony dzwonią. Często dzwoniący telefon po prostu nie jest traktowany jako priorytet.

A jest to nieraz kwestia rozpoznania problemu i ustawienia odpowiedniego procesu. Większość spraw, w których dzwonią klienci, to drobnostki. Chcą sprawdzić cenę, upewnić się, że ich usługa została zrealizowana, dopytać o dokumenty. Te sprawy, gdyby trafiły od razu do odpowiedniej osoby, zostałyby załatwione od ręki. Przeważnie w czasie, kiedy jeden pracownik nie może odebrać telefonu, inny, zdolny załatwić tę sprawę, jest dostępny. Gdyby klient, zamiast słuchać sygnału, mógł skorzystać z nagranego komunikatu bądź wybrać dział, do którego dzwoni, zostałby obsłużony i rozłączył się z satysfakcją z rozwiązanego problemu.

IVR, który pomaga Ci zarabiać

Wydawałoby się, że takie możliwości wymagają kosztownych wdrożeń , inwestycji w infrastrukturę, kabli, przestrzeni, która pomieści serwery,  działów wsparcia technicznego, eksperckiej wiedzy, dedykowanych zasobów. Słowem, są zarezerwowane dla największych. Tych, którzy już odnieśli sukces. Nieprawda. Tak jak niegdyś każda szanująca się firma posiadała urządzenie zwane automatyczną sekretarką, tak dziś każda może skorzystać z IVR (interactive voice response). Czym jest IVR?

IVR to usługi pomagające małym i średnim firmom zorganizować telefoniczną obsługę klientów. Są proste w obsłudze i uwzględniają specyfikę biznesów, do których są skierowane.

W tym artykule prezentujemy Wirtualną Centralkę Orange, stanowiącą odpowiedź na problemy i niedogodności przywołane   oraz na wyzwania, jakie niosą ze sobą kwestie dbałości o profesjonalny wizerunek firmy.

Wirtualna centralka telefoniczna

Wirtualna centralka telefoniczna umożliwia połączenie wszystkich stacjonarnych i mobilnych numerów w jeden zintegrowany i uporządkowany system. Klienci dzwonią na jeden główny numer reprezentujący firmę. Z niego mogą zostać przekierowani na numery najbardziej odpowiadające ich zapytaniu bądź wysłuchać nagranej wiadomości, która dostarczy informacji o ich problemie.

Połączenia są rejestrowane w formie raportów, zatem nawet na te nieodebrane można potem odpowiedzieć. Rozmowy mogą być nagrywane, dzięki czemu firma zadba o odpowiednią jakość kontaktu z klientami.

Usługa została stworzona również z myślą o jej bezpośrednich odbiorcach – przedsiębiorcach. Zarządzanie wirtualną centralką telefoniczną jest proste i intuicyjne. Dzięki kreatorowi możemy w łatwy sposób skonfigurować nasz system i dostosować go do potrzeb firmy. Można go też potem w każdej chwili edytować.

Co jednak najważniejsze, jest to rozwiązanie dostosowane do różnych firm, różnych potrzeb i różnych możliwości. Może pomóc Twojej firmie, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, a także jeśli zatrudniasz kilkadziesiąt osób. Od rozmiaru Twojej działalności uzależnione są też koszty usługi. Cena jest wypadkową tego, jakich funkcjonalności potrzebujesz, i rozmiaru Twojej działalności.

Wirtualna centralka telefoniczna – infografika

Potrzeby, korzyści i konkretne przykłady wdrożeń tego rozwiązania przedstawiliśmy w infografice poniżej i zachęcamy do zapoznania z nią.

Więcej informacji o usłudze znajdziesz na: Wirtualna Centralka Orange.

 

Wirtualna Centralka Telefoniczna

WCO

Wirtualna centralka telefoniczna – zastosowanie – hydraulik

hydraulik

 

Wirtualna centralka telefoniczna – zastosowanie – butik wysyłkowy

butik

 

Wirtualna centralka telefoniczna – zastosowanie – drukarnia

drukarnia

 

Oceń artykuł

Masz pytania? Wypełnij formularz. Nasz zespół ekspertów służy pomocą.

Mogą Cię również zainteresować

  • Jak sprawić, by wrócił – 7 reguł kontaktu z klientem

    Jak sprawić, by wrócił – 7 reguł kontaktu z klientem
    Jak sprawić, by wrócił – 7 reguł kontaktu z klientem
    Komunikacja 24 sierpnia 2022

    Komunikacja

    W dobie mediów społecznościowych nie ma miejsca na zaniedbania w zakresie obsługi klienta. W internecie nic nie ginie i negatywne opinie mogą jeszcze przez lata wpływać na nasz biznes. Jak […]

  • Buduj relacje z klientem na lata, czyli 10 reguł dobrej komunikacji

    Buduj relacje z klientem na lata, czyli 10 reguł dobrej komunikacji
    Buduj relacje z klientem na lata, czyli 10 reguł dobrej komunikacji
    Komunikacja 9 sierpnia 2022

    Komunikacja

    Jak zmienić zdenerwowanego klienta w ambasadora marki, a pytanie o ofertę „z ciekawości” w trwałą relację zakupową? Wbrew pozorom, nie jest to takie trudne i dzisiaj podpowiemy, […]

  • Halo, jest tam ktoś? Profesjonalna obsługa klientów w małej firmie

    Halo, jest tam ktoś? Profesjonalna obsługa klientów w małej firmie
    Halo, jest tam ktoś? Profesjonalna obsługa klientów w małej firmie
    Komunikacja 26 października 2021

    Komunikacja

    Szybki i niezawodny system zapewniający kontakt z klientami, wsparcie w komunikacji między recepcją, handlowcami i działem logistyki? Kto by nie marzył o podobnym rozwiązaniu. Najczęściej jednak szefom […]

  • Trudna sztuka komunikacji cyfrowej – jak nie tracić klientów?

    Trudna sztuka komunikacji cyfrowej – jak nie tracić klientów?
    Trudna sztuka komunikacji cyfrowej – jak nie tracić klientów?
    Komunikacja 16 października 2021

    Komunikacja Multimedia

    Wymagający czas pandemii i spowolnienia gospodarczego powoduje, że walka o każdego klienta ma ogromne znaczenie. Czasem o porażce czy zwycięstwie decydują detale. Jest jednak sposób, by wygrać […]