Przekierowanie połączeń? Numer wewnętrzny? Poznaj rozwiązania dla Działu Obsługi Klienta w firmie!

Nie e-mail, a telefon jest w większości firm głównym kanałem komunikacji między pracownikami i klientami. Tą drogą są składane zamówienia, umawiane spotkania i rozwiązywane ewentualne problemy. Niestety, wielu przedsiębiorców zaniedbuje ten kanał komunikacji, zapominając, jak ważny jest numer wewnętrzny. Co to jest i jak go wybrać?

Wirtualny telefon Orange: sposób na przekazywanie połączeń

Niezmiernie ważne jest, aby już na etapie pierwszego kontaktu na linii klient-firma, osoby dzwoniące miały poczucie kompleksowej obsługi i profesjonalizmu firmy. W sprawnym zarządzaniu połączeniami, bez konieczności częstego przełączania rozmówców, może pomóc Wirtualna Centralka Orange (WCO). Wdrażający ją do funkcjonowania w firmie właściciel sam decyduje, w jaki sposób potencjalny klient będzie mógł uzyskać połączenie z odpowiednim pracownikiem. I szybko dostrzeże, jak pozytywnie może wpłynąć na poziom obsługi klienta profesjonalna centralka telefoniczna dla firm. Ale jak to działa?

Wirtualny numer telefonu

Numer główny, tożsamy dla całej firmy lub oddziału, to jedna z podstawowych korzyści dla biznesowych użytkowników WCO. Eksperci ds. strategii komunikacji zalecają, aby firma podawała swoim klientom tylko jeden numer telefonu (stacjonarnego lub komórkowego) – na stronie internetowej, wizytówkach czy w komunikacji bezpośredniej. Dzięki temu klient nie będzie miał dylematu, na jaki numer powinien dzwonić, szczególnie jeśli miał już kontakt z różnymi pracownikami przedsiębiorstwa.

W przypadku WCO jest to wirtualny numer telefonu zarejestrowany w infrastrukturze telekomunikacyjnej Orange, bez karty SIM, z którego połączenia przychodzące są kierowane do pracowników firmy. Jako numer główny można wybrać posiadany już numer wirtualny (także przeniesiony od innego operatora) lub specjalnie na tę okazję uzyskany od Orange.

Co istotne, Wirtualna Centralka Orange to zmiana, która nie niesie ze sobą wymogu inwestycji w infrastrukturę. Nasza centralna telefoniczna dla firm nie wymaga konieczności aranżowania dodatkowej przestrzeni na serwerownię, kładzenia okablowania ani instalowania dodatkowego sprzętu w biurze.

Jeden wirtualny telefon, wiele możliwości

Właściciel firmy może być też zainteresowany utrwaleniem jej głównego numeru telefonu w świadomości klientów, szczególnie jeśli jest on łatwy do zapamiętania, a do kontaktu telefonicznego z ich strony dochodzi często. Wówczas może skonfigurować centralkę tak, aby u odbierającego zawsze wyświetlał się główny firmowy numer wirtualny – niezależnie, z jakiego numeru pracownika inicjowane jest połączenie wychodzące (czy to z numeru wewnętrznego, czy z telefonu komórkowego).

Orange, tworząc założenia Wirtualnej Centralki, przewidział wszystkie możliwe kombinacje, które użytkownik tej usługi może zechcieć wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie.

Numer wewnętrzny – co to takiego?

W ramach jednego z najczęściej stosowanych scenariuszy w firmach klient wykonuje połączenie na główny numer wirtualny centrali. W czasie godzin pracy, dzięki przekierowaniu warunkowemu, klient łączony jest z menu głównym przypisanym do biura (gdyby zadzwonił w innym czasie, usłyszałby odtworzoną informację o godzinach pracy, a następnie połączenie zostałoby zakończone).

W menu może wybrać numer wewnętrzny, czyli służący do komunikacji wewnętrza firm (jeśli go zna), wybrać z listy interesujący go dział (zostanie połączony z osobą z tego działu, która odbierze telefon) albo zostać połączonym z sekretariatem.

Ale takie scenariusze można rozbudowywać niemal w nieskończoność. Szczególnie interesująca jest funkcja przekierowywania połączeń poprzez numery wewnętrzne. Przyda się ona w przypadku, gdy statystycznie najczęściej wybierane linie są zajęte (wówczas automatycznie można rozmówcę przekierować do sekretariatu lub odtworzyć mu przygotowany wcześniej komunikat).

W szczególnych przypadkach, np. gdy nastąpi awaria łączy lub dojdzie do zamknięcia lokalu, istnieje możliwość przekierowania połączeń na numer wewnętrzny innego oddziału firmy lub pracownika zdalnego. Wszystkie komunikaty można nagrać w różnych językach i dać klientom możliwość wyboru jednego z nich na początku połączenia.

Niezwykle łatwa modyfikacja centralki telefonicznej dla firm

Jedyną stałą w dzisiejszych czasach jest częsta zmiana. Modyfikacji może ulec struktura firmy, a w małych podmiotach pójście na zwolnienie lekarskie jednego lub dwóch pracowników może destabilizować pracę całej organizacji. Dziś szczególnie przekonujemy się, jak istotna dla funkcjonowania firmy jest elastyczność i otwartość na podejmowanie kroków, które pozwalają na szybką i nieinwazyjną adaptację do wymagań, jakie niesie ze sobą współczesny biznes. Dlatego przedsiębiorcy muszą reagować szybko – nie tylko w kwestii wewnętrznej organizacji pracy, ale też w sprawach związanych z komunikacją z klientami i partnerami biznesowymi.

W takiej sytuacji, przy tradycyjnej infrastrukturze, wymagane jest przeprogramowanie firmowej centralki telefonicznej i wprowadzenie do niej opisów nowych scenariuszy. Z reguły operacja ta jest dokonywana przez wykwalifikowanego inżyniera, który za swoją usługę pobiera sowitą opłatę.

Infolinia techniczna centralki telefonicznej dla firm Orange zawsze do Twoich usług

W przypadku WCO wszystkie działania związane z konfiguracją usługi mogą być prowadzone przez uprawnionych pracowników bądź przez jedną wyznaczoną do tego osobę, która może poprosić o wsparcie infolinię techniczną Orange. Możliwe jest samodzielne definiowanie scenariuszy postępowania w przypadku niedostępności poszczególnych pracowników lub całych ich grup, dołączanie do systemu kolejnych osób, zmienianie ich numerów telefonów, a także ustalanie, w jakich okolicznościach powinno dochodzić do przekierowywania połączeń na numery wewnętrzne. Aha, chyba ktoś dzwoni, biegnę odebrać! Zaraz, przecież mam WCO, mogę więc spokojnie dokończyć kawę i ten artykuł.