Halo, jest tam ktoś? Profesjonalna obsługa klientów w małej firmie

Szybki i niezawodny system zapewniający kontakt z klientami, wsparcie w komunikacji między recepcją, handlowcami i działem logistyki? Kto by nie marzył o podobnym rozwiązaniu. Najczęściej jednak szefom małych firm przy rozważaniu takiej opcji towarzyszy myśl „nie stać mnie na to”. Nic bardziej mylnego.

Wirtualna Centralka Orange została zaprojektowana tak, aby sprawdziła się w każdym przedsiębiorstwie – małym i dużym. Nie trzeba mieć żadnej zaawansowanej technicznie aparatury, nie ma konieczności kupowania lub dzierżawy drogich fizycznych central telefonicznych ani budowania kablowych sieci wewnętrznych, nie jest też wymagana asysta mistrzów IT. W skrócie: Wirtualna Centralka Orange to całkowicie bezprzewodowe rozwiązanie, umożliwiające uporządkowanie komunikacji w firmie. A zatem – nie kilka różnych telefonów, rozsianych po wizytówkach pracowników, a jeden stały. Jak w dużej, profesjonalnej firmie. I już nie trzeba się martwić, że klient nie będzie wiedział, gdzie zadzwonić, a były pracownik zabierze ze sobą kontakty partnerów i rozkręci własny biznes.

Prosta w obsłudze telefonia dla firm

Warto podkreślić, że aplikacja do obsługi jest bardzo prosta i intuicyjna. Przy pierwszym uruchomieniu aplikacji włącza się kreator, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez konfigurację centralki. Aby móc zacząć korzystać z menedżera połączeń, wystarczy mieć komputer z dostępem do internetu. Dzięki temu to Ty jako właściciel możesz w pełni kontrolować przepływ informacji, jakość obsługi i potencjalne zapytania sprzedażowe. Dobra, tyle teorii, a jak to wygląda w praktyce?

Sprawdźcie, jak właściciele warsztatu mechanicznego, gabinetu stomatologicznego i sklepu internetowego wykorzystują mobilny telefoniczny system obsługi biura.

Warsztat samochodowy – głosowy menedżer połączeń

Mechanik, właściciel warsztatu samochodowego, rozszerzył swoją działalność o usługi wulkanizacji i sklep z częściami, prowadzony przez jego asystenta. Do tej pory wszystkim podawał numer swojego telefonu, ale rozszerzony zakres usług spowodował wzrost liczby połączeń, na które nie zawsze może odpowiedzieć. W efekcie potencjalni klienci często dzwonią do konkurencji.

Dzięki Wirtualnej Centralce Orange numer telefonu mechanika został ustawiony jako numer główny warsztatu, a po jego wybraniu rozmówca słyszy powitanie oraz zaproszenie do wybrania liczby „1” w celu połączenia z mechanikiem, „2” – aby połączyć się z wulkanizatorem i „3” – aby rozmawiać ze sprzedawcą w sklepie. Jeżeli mechanik nie odbiera połączenia zbyt długo, może być ono przełączone do wulkanizatora, który porozmawia z potencjalnym klientem i weźmie od niego namiary. Alternatywnie może być odtworzony komunikat z informacją, że mechanik oddzwoni na numer osoby inicjującej połączenie w wolnym czasie. Natomiast gdy klient zadzwoni poza godzinami pracy firmy, usłyszy stosowny komunikat o czasie jej otwarcia.

Przychodnia stomatologiczna – pomocne przekierowania

Wysoka jakość usług świadczonych przez przychodnię stomatologiczną i dbałość o pacjenta spowodowały, że czas oczekiwania na wizytę wydłużył się nawet do miesiąca. Pozytywna opinia o placówce zaczęła być konfrontowana z negatywną oceną o utrudnionym kontakcie z personelem przychodni. Dotychczas w przychodni był zainstalowany telefon stacjonarny, a jego numer pojawiał się w reklamach. Telefony komórkowe do poszczególnych lekarzy miały ich asystentki, jednak niechętnie podawały je pacjentom, aby nie były przekazywane osobom trzecim. Postanowiono zmienić ten styl komunikowania się z pacjentami.

Dzięki Wirtualnej Centralce Orange jako główny numer telefonu podłączono funkcjonujący dotychczas telefon stacjonarny. Komunikat głosowy informuje o godzinach przyjęć poszczególnych stomatologów. Istnieje też możliwość połączenia się z asystentkami poszczególnych lekarzy po wybraniu odpowiedniego numeru wewnętrznego – rozmowa jest wówczas przekazywana na telefon komórkowy właściwej asystentki. Jeżeli w trakcie rozmowy uzna ona, że istnieje potrzeba połączenia pacjenta bezpośrednio z lekarzem, ma także prawo przekierowania rozmowy na numer jego telefonu komórkowego, bez podawania go pacjentowi.

Sklep internetowy – połączenia oczekujące pod kontrolą

W niewielkim sklepie internetowym, specjalizującym się w sprzedaży kawy z całego świata, pracuje kilka osób – handlowcy, specjalista ds. sprzedaży w serwisach aukcyjnych, księgowa, magazynier i sekretarka. Rozwój firmy i rosnąca liczba zleceń powodują stały wzrost telefonicznych zapytań o ofertę, ceny, konsultacje związane z wyborem najlepszego produktu. Klienci często dzwonią również po to, by sprawdzić status swojego zamówienia. W efekcie wszyscy handlowcy z reguły są zajęci, a liczba połączeń oczekujących zwiększa się z minuty na minutę.

Z problemem kolejkowania poradzono sobie dzięki wbudowanej w Wirtualną Centralkę Orange funkcji Wywołaj Serwer. Centralkę zintegrowano z firmowym systemem zamówień, który po wybraniu przez klienta odpowiedniej opcji z menu i wpisaniu numeru zamówienia udostępnia jego status, a automatyczny lektor odczytuje go, informując, czy przesyłka została już wysłana (i kiedy), czy też nie. Klient ma także możliwość wyboru opcji rozmowy z handlowcem, a ten – jeśli jest taka potrzeba – szybkiej konsultacji telefonicznej z księgową w celu weryfikacji dokonania płatności lub z magazynierem w celu sprawdzenia dostępności towaru.

Elastyczne usługi dla firm

Trzy różne firmy, odmienne potrzeby – jedno rozwiązanie. Główną zaletą Wirtualnej Centralki Orange jest jej elastyczność. Klienci mają możliwość wyboru jednego z czterech pakietów taryfowych dopasowanych do swoich potrzeb, a także negocjacji warunków stworzenia własnego pakietu taryfowego w zależności od liczby podłączonych stacjonarnych lub komórkowych numerów telefonicznych.

W każdym z pakietów dostępny jest ten sam zestaw funkcji, które można włączać
i wyłączać w dowolnym czasie (np. dodawać lub odejmować użytkowników). Administrator centralki w firmie poprzez stronę WWW może samodzielnie w prosty sposób dokonywać zmian konfiguracyjnych i implementować najbardziej rozbudowane scenariusze.

Rozwiązaniu temu zaufały już tysiące klientów. Ty możesz być jednym z nich.