Jak działa ujednolicona komunikacja zdalna i gdzie znajdzie zastosowanie?

Odbieranie połączeń na wielu urządzeniach, integracja z programem pocztowym, przekierowanie połączenia, współdzielenie ekranu podczas wideokonferencji – to tylko część funkcjonalności, które daje ujednolicona komunikacja zdalna.

Niewiele jest rzeczy, które bardziej dezorganizują pracę zdalną, niż problemy techniczne. Frustracja i strata cennego czasu to te najmniej szkodliwe. W najgorszym wypadku możemy utracić cenne i poufne dane lub stracić klienta tylko dlatego, że niestabilne łącze zakłóciło naszą prezentację. Należy przewidywać, że telekonferencje i wideokonferencje na stałe zagoszczą w biznesie i zastąpią część spotkań, które do tej pory odbywaliśmy osobiście. Zdalne narady, szkolenia i prezentacje to spora oszczędność czasu i pieniędzy. Mają jednak sens jedynie wówczas, gdy jesteśmy do nich dobrze przygotowani – nie tylko merytorycznie, lecz również technicznie.

Zawsze dostępni dzięki sprawnej komunikacji

Niezależnie od tego, czy działamy w modelu biznesowym, czy dostarczamy usługi dla klientów indywidualnych, powodzenie naszego przedsięwzięcia często zależy od dostępności. Czasem nawet od tego, czy w odpowiednim momencie odbierzemy telefon. Aby zwiększyć dostępność, nie ograniczając się przy tym koniecznością przebywania w jednym miejscu, możemy przydzielić każdemu pracownikowi jeden indywidualny numer telefonu. Dzięki temu będzie miał zawsze możliwość odebrania połączenia zarówno przez telefon stacjonarny, jak i aplikację na telefonie, tablecie czy komputerze – w zależności od tego, gdzie się akurat znajduje.

Ujednolicona komunikacja pozwala również na ustawienie automatycznych przekierowań w sytuacji, gdy jedna osoba nie odbiera, co zwiększa szansę na podjęcie rozmowy z klientem lub szybką reakcję firmy w razie jakichkolwiek problemów.

Usprawnienie pracy zdalnej

W czasie pandemii musieliśmy szybko nauczyć się współpracować niemal wyłącznie w trybie zdalnym. W przypadku wielu działalności, szczególnie tych stawiających przede wszystkim na kontakt osobisty, takich jak biura architektoniczne czy firmy consultingowe, taka zmiana mogła być trudna.

Dziś jednak mądrzejsi o doświadczenia ostatniego roku wiemy, że można spokojnie współpracować w trybie zdalnym – z zespołem, podwykonawcami, partnerami i klientami. Pod warunkiem, że dysponujemy odpowiednimi narzędziami.

Podstawą są oczywiście programy do pracy zdalnej, dające możliwość nawiązywania połączeń wielostronnych, zarówno tekstowych, głosowych, jak i w formie wideo, tworzenia zespołów, wysyłania plików czy wiadomości tekstowych i dzielenia ekranu. Mając do dyspozycji wszystkie te funkcjonalności, jesteśmy w stanie współpracować tak, jak gdybyśmy byli w jednym pomieszczeniu.

Aby dodatkowo usprawnić planowanie spotkań, możemy zintegrować nasze komunikatory z kalendarzem i Outlookiem. Ułatwia to sprawdzenie dostępności współpracowników, pilnowanie terminów spotkań i innych zaplanowanych aktywności. Tego typu programy do pracy zdalnej przydają się szczególnie w przypadku działalności wymagających odbywania wielu spotkań i konsultacji, na przykład w małych agencjach nieruchomości lub rodzinnych firmach budowlanych.

Wsparcie dla zdalnego biura

Praca w modelu zdalnym i hybrydowym zostanie z nami nawet wówczas, gdy skończy się już pandemia. Dla firm funkcjonujących w ten sposób najważniejsze jest, by klienci nie odczuli, że z powodu nieobecności w biurze cierpi jakość usług lub kontakt jest utrudniony.

Tu również przychodzą z pomocą usługi dostępne w ramach Biznesowej Komunikacji Orange. Możemy nagrać zapowiedzi głosowe, kierować rozmówców pod zaprogramowany numer lub umożliwić zostawienie wiadomości głosowej.

Przydatna będzie również możliwość wysyłania i odbierania faksów za pośrednictwem programu pocztowego. Nie musimy się więc obawiać, że podczas nieobecności w biurze ominie nas ważna wiadomość.

Czy moja firma potrzebuje ujednoliconej komunikacji?

Komunikacja jest kluczowa dla funkcjonowania większości firm. Im więcej pracowników korzystających z kilku niezależnych urządzeń liczy sobie firma, tym trudniej zapanować nad rozproszoną komunikacją. Będzie to jednak uciążliwe nawet dla mniejszych przedsiębiorców, szczególnie jeśli muszą skoordynować działania kilku osób pracujących w różnych miejscach.

Rozwiązanie docenią tym bardziej firmy, które mają w swoich strukturach kilka punktów sprzedaży czy obsługi znajdujących się w oddalonych od siebie lokalizacjach. Handlowcy, których działalność wiąże się z podróżami po kraju lub najbliższej okolicy, potrzebują niezawodnych, bezpiecznych sposobów na przesyłanie danych i prowadzenie rozmów z klientami.

Chmurowe zarządzanie platformą do komunikacji sprawia, że będzie to również dobre wyjście dla firm posiadających przenośne biura, jak np. w przypadku firm budowlanych. Tworzenie specjalistycznej infrastruktury IT w takich obiektach jest nieopłacalne, a rozwiązanie chmurowe możemy swobodnie wykorzystać w kolejnych tymczasowych biurach.

Jeśli nadal nie masz pewności, czy ujednolicona komunikacja sprawdzi się w Twojej firmie, dowiedz się więcej na: www.orange.pl/duze-firmy/biznesowa-komunikacja-orange