Komunikacja w firmie – pierwszy krok do efektywnej pracy

Waga komunikacji w organizacjach wzrosła jeszcze bardziej, odkąd naszą codziennością stała się zdalna współpraca. Jednak pomimo licznych udogodnień, którymi dysponujemy, wciąż nie poświęcamy na nią dostatecznie dużo czasu.

Wszystkie innowacyjne rozwiązania wspierające zdalną pracę mają na celu usprawnienie naszych działań. Nie zastąpią jednak kontaktów międzyludzkich i relacji, których podstawą pozostaje komunikacja – szczególnie ważna w czasach, gdy coraz więcej spraw załatwiamy zdalnie.

Czas na skuteczną komunikację w firmie

Dzięki nowym technologiom oszczędzamy czas, który dotąd trzeba było poświęcić na załatwianie formalności czy wypełnianie dokumentów. Czasu na komunikację w zespole nie warto jednak oszczędzać. Nawet w małych firmach, które nie muszą zarządzać zespołami pracowników, konieczna jest koordynacja współpracy z podwykonawcami i klientami.

W takich przedsięwzięciach istotne jest precyzyjne przekazywanie informacji i upewnienie się, że wszyscy dobrze rozumieją, co powinni dalej robić. Nieraz warto poświęcić dodatkową godzinę na podsumowanie dotychczasowych działań i omówienie następnych kroków – niezależnie od tego, czy dotyczą one tłumaczenia, przeprowadzenia szkolenia, czy przygotowania projektu domu.

W przeciwnym razie wkrótce może nas czekać kolejne kilka godzin poprawiania czegoś, co z powodu niezrozumienia zostało wykonane źle. Często jednak zasłaniając się brakiem czasu, rezygnujemy z tego typu działań. A może to właśnie dlatego wciąż nie mamy czasu.

Skuteczne narzędzia do komunikacji i pracy zdalnej

Wśród narzędzi do komunikacji w projektach w polskich firmach wciąż niepodzielnie króluje poczta elektroniczna. Z tej formy kontaktu korzysta 99 proc. z nas. Warto jednak zastanowić się, czy aby na pewno we wszystkich przypadkach jest to najszybsza i najbardziej efektywna droga? W natłoku wiadomości łatwo jest przeoczyć te istotne, a czas oczekiwania na odpowiedź znacznie się wydłuża. A przecież część komunikacji moglibyśmy przenieść na inne, lepiej do tego dopasowane kanały.

Czat wciąż pozostaje niedoceniony w komunikacji biznesowej – z tej formy korzysta 54 proc. polskich firm. Wydaje się to dość skromnym wynikiem, biorąc pod uwagę popularność tego typu komunikatorów. Młodsze pokolenia nie mają problemu z napisaniem do kolegi z pracy, a nawet klienta w służbowej sprawie na prywatnym komunikatorze. Z punktu widzenia firmy nie jest to jednak dobre rozwiązanie. Cierpi na tym profesjonalizm i bezpieczeństwo danych. Aby uniknąć takich sytuacji, firma powinna mieć dostęp do profesjonalnych aplikacji z funkcjonalnością komunikatora firmowego.

W wielu przypadkach krótka wymiana wiadomości na czacie będzie bardziej efektywna. Zamiast sążnistego maila, do którego końca dotrwają tylko najtwardsi zawodnicy, można zaplanować 10-minutową wideokonferencję, podczas której poinformujemy wszystkich o nowych ustaleniach, a szczegóły umieścimy w dokumencie zapisanym w chmurze. Dzięki temu będziemy tracili mniej  czasu na przetrząsanie zawartości skrzynek w poszukiwaniu starych maili z ważnymi ustaleniami.

Tymczasem z tego rodzaju narzędzia do pracy zdalnej podczas pracy biurowej i raportowania korzysta zaledwie 37 proc. polskich firm (źródło wszystkich danych: Orange).

Usprawnić komunikację dzięki technologii

Przez ostatni rok większość z nas osobiste spotkania biznesowe odbywała jedynie w ostateczności. W niektórych branżach z klientami najczęściej słyszymy się podczas telekonferencji. Brak bezpośredniego kontaktu w sytuacjach służbowych okazał się jednak mniejszym problemem niż mogło nam się wydawać. Narzędzia do zdalnej komunikacji, którymi dysponujemy, pozwalają na płynną współpracę i utrzymanie dobrych relacji.

Poznaliśmy naszych klientów od nieco bardziej ludzkiej strony dzięki pojawiającym się nieraz podczas wideorozmów dzieciom czy zwierzętom domowym. Jednak efektywna komunikacja jest możliwa pod warunkiem, że dysponujemy odpowiednim sprzętem, aplikacją i stabilnym połączeniem. Wyzwaniem na przyszłość jest więc wybór najbardziej efektywnych narzędzi i przyzwyczajenie współpracowników oraz klientów do korzystania z nich. A także znalezienie możliwie najbardziej kompleksowych usług, dzięki którym zoptymalizujemy zarówno czas pracy, jak i koszty.

Jeśli szukasz kompleksowych narzędzi do komunikacji, zapoznaj się z ofertą Biznesowej Komunikacji Orange: https://www.orange.pl/duze-firmy/biznesowa-komunikacja-orange