Praca zdalna – wyzwanie czy szansa?
Cyberbezpieczeństwo Firma online Komunikacja

Praca zdalna – wyzwanie czy szansa?

25 sierpnia 2020

Wygodnie, przy kawie, czasem w piżamie, czasem z kawiarni, a przy tym szybko
 i efektywnie. Brzmi cudownie. A jak jest w rzeczywistości?

Chałupniczo? Praca zdalna – co to takiego?

Córka sąsiada trenuje grę na flecie, 3-letni syn właśnie postanowił urządzić sobie tor przeszkód w całym mieszkaniu, Twój pracownik uparcie nie odbiera telefonu, a e-mail nie chce pomieścić 20-megowego załącznika? Tak, to Twoje domowe biuro, a Ty pracujesz zdalnie. Ale spokojnie, wystarczy tylko kilka sensownych narzędzi, by wszystko wróciło do normy.

Kiedyś zdalny model pracy nazywano chałupniczym. Polegał on na tym, że pracodawca dostarczał pracownikowi do domu komponenty, które ten obrabiał lub montował i ostatecznie przekazywał z powrotem szefowi. System ten był dość popularny w PRL, gdzie przepisy ograniczające liczbę zatrudnionych w prywatnych firmach do maksymalnie kilku osób wymuszały na przedsiębiorcach – nazywanych wtedy prywaciarzami – szukanie tego rodzaju rozwiązań.

Jednak to, co kiedyś było świadectwem zacofania gospodarczego, dzisiaj jest oznaką nowoczesności i nadążania za trendami. Obecnie praca zdalna to jeden z najszybciej rozwijających się trendów na rynku, a korzystających z niej firm szybko przybywa. I nic dziwnego, bo ten rodzaj organizacji nie dość, że ma wiele zalet zarówno dla przedsiębiorców, jak i pracowników, to coraz częściej staje się wręcz koniecznością.

Równanie pełne plusów

Z punktu widzenia firmy najbardziej oczywistą korzyścią pracy zdalnej są oszczędności lokalowe. W hipotetycznej sytuacji może ona w ogóle nie mieć generującego koszty biura. Istotną, choć trudniej dostrzegalną korzyścią jest też większa wydajność całego zespołu. Wbrew obawom wielu szefów, że zatrudniane zdalnie osoby będą zajmować się wszystkim, tylko nie pracą, po przejściu na system zdalny pracownicy stają się wydajniejsi. Okazuje się bowiem, że łatwiej odciąć się od wszelkiego rodzaju rozpraszaczy. Oczywiście o ile wcześniej udało się w mieszkaniu zorganizować odpowiednią strefę pracy. Nie musi ona być duża i wymagać wyjątkowych inwestycji. Ot, wydzielone od reszty domowników pomieszczenie, w nim biurko, wygodne krzesło, słuchawki, komputer i… No właśnie, poza fizyczną przestrzenią i przedmiotami niezbędny jest odpowiedni wirtualny ekosystem. Ale o tym za chwilę.

Wróćmy do korzyści, bo ich jest trochę. Czasem zatrudnieni na miejscu potrzebują na wykonanie tych samych zadań więcej czasu niż ich pracujący zdalnie koledzy. Pracownikom nie brak powodów do zadowolenia po przejściu firmy na pracę zdalną. Pierwszy to czas zyskany dzięki odpadającym dojazdom do pracy, które w dużych miastach pochłaniają masę czasu i energii. Drugi to dużo większe poczucie wolności. Oczywiście, pracownik wciąż jest w pracy, ale brak szefa patrzącego przez ramię, samodzielne zarządzanie czasem, a nawet banalna możliwość zamienienia kilku słów ze znajomym są nie do przecenienia. Bardzo ważne jest to, że w większości przypadków pracujący zdalnie nie są przywiązani do konkretnego miejsca. A to otwiera ogromne możliwości przemieszczania się wraz z pracą. Wszystko to sprawia, że większość pracowników chętnie akceptuje przejście na pracę zdalną. A zatem w tym równaniu wszyscy są na plusie.

Najpierw na próbę, czyli jak zorganizować pracę zdalną w firmie

By jednak przejście na system zdalny odbyło się płynnie i bez zbędnych perturbacji, firma musi się do niego odpowiednio przygotować. Przedsiębiorca powinien przede wszystkim przeanalizować skład swojego zespołu. Może się bowiem okazać, że czy to z powodu braku pewnych umiejętności, czy cech charakteru, niektóre osoby będą wymagały jego szczególnej uwagi. Starsza pani obsługująca księgowość może nie umieć posługiwać się komunikatorami internetowymi, a młody energiczny handlowiec mieć problemy z samodyscypliną.

W procesie przechodzenia na pracę zdalną bardzo ważna jest dobra komunikacja. Załoga musi być wcześniej poinformowana o takim zamiarze i powinna móc się w tej sprawie wypowiedzieć. Dobrze jest też wszystkie procedury wdrożyć jeszcze na etapie stacjonarnym – wgrać do komputerów odpowiednie oprogramowanie, stworzyć firmowe chatroomy i wspólne konta w programach do komunikacji oraz upewnić się, że wszyscy potrafią się do nich zalogować itp. Warto następnie przećwiczyć działanie całego tego ekosystemu, np. wprowadzając pracę zdalną w określony dzień tygodnia.

zdalna

Na głębokie wody

Dopiero gdy wszystko będzie działać i pokonane zostaną podstawowe trudności, firma może przejść całkowicie na nowy model. W tym momencie zarówno przedsiębiorca, jak i jego pracownicy znajdą się w świecie nowych wyzwań. Dla szefa najtrudniejsza jest zwykle rezygnacja z pełnej kontroli nad pracownikami. System pracy zdalnej wymusza na nim skupienie się jedynie na ostatecznych rezultatach, przyznanie pracownikom dużo więcej samodzielności i swobody oraz przeniesienie na nich znacznej części odpowiedzialności. To kwestia zaufania, ale też świetnej organizacji pracy ludzi, którzy w zespole odpowiedzialni są za planowanie zadań, koordynację projektu i jego finalny odbiór. Jednocześnie szef na początku musi stale upewniać się, że wszyscy członkowie jego rozproszonej załogi dobrze radzą sobie w nowej sytuacji, i na bieżąco gasić pojawiające się kryzysy.

Dla pracowników początek również może nie być tak łatwy, jak tego oczekiwali. Podstawowym problemem jest codzienne przechodzenie w tryb roboczy. Domowa atmosfera, dzieci chcące wykorzystać obecność rodzica, inni domownicy, którzy chętnie zlecą mu jakieś prace, „skoro i tak siedzi w domu”, to podstawowe przeszkody w rozpoczęciu pracy. Zwykle niezbędne jest tu wcześniejsze uzgodnienie z rodziną, że praca zdalna to nie to samo co długi urlop. I nie oznacza, że mama czy tata mogą spędzić dzień na zabawach.

Równie ważne jest zorganizowanie sobie miejsca do pracy. Najlepiej, gdyby było ono odizolowane od reszty domu. Jeśli firma zdecydowała się na uruchomienie oprogramowania do wideorozmów, warto zadbać o odpowiednie tło i oświetlenie na takie okazje. Praca z kuchni jest może wygodna, ale niepozmywane talerze za plecami nie wypadną najlepiej w czasie konferencji online.

Jednak najważniejsze, o co musi zatroszczyć się zdalny pracownik, to odpowiednia samodyscyplina i samoorganizacja. Powinien pamiętać, że choć pracuje z domu, działki czy ulubionej kawiarni, to wciąż obowiązuje go podpisana z pracodawcą umowa.

Praca zdalna – narzędzia obowiązkowe

Istotną sprawą w procesie przechodzenia firmy na pracę zdalną są kwestie techniczne. Głównym problemem do rozwiązania jest tu komunikacja między pracownikami. Na szczęście dziś istnieją wersje online wszelkiego rodzaju narzędzi do zarządzania zadaniami, systemów CRM, serwisów do pracy wspólnej czy wirtualnych dysków, z których korzystanie jest proste i intuicyjne. Wystarczy więc wybrać odpowiednie z nich, stworzyć firmową grupę na jednym z ogólnodostępnych komunikatorów i gotowe.

Przedsiębiorca powinien jeszcze zadbać o zabezpieczenie firmy przed przykrymi niespodziankami. Do tego przydadzą się m.in. zapasowe komputery, dobra umowa na serwis IT i zabezpieczenie telefonów pracowników. To naprawdę ważne. Każdy szef wolałby uniknąć sytuacji, w której pracownik tłumaczy, że nie może wykonywać swojej pracy, ponieważ jego komputer nie działa, a handlowiec wyjaśnia, że nie wyrobił planu sprzedażowego, bo ma rozbity ekran w komórce i nie może dzwonić. Nie wspominając już o takich nieprzyjemnościach jak utrata danych w wyniku zawirusowania sprzętu…

By ustrzec się owych niespodzianek, warto skorzystać z rozwiązań dużego, solidnego partnera, który może kompleksowo pomóc w zorganizowaniu naszej zdalnej pracy. I tu polecam zapoznanie się z ofertą Orange dla Firm. Opcji jest bez liku, zaczynając od Orange Smart Care, usługi umożliwiającej szybkie naprawy uszkodzeń mechanicznych telefonów, bez względu na to, z czyjej winy one nastąpiły. Ochroną objęte są w jej ramach ekrany, obudowy, przyciski i aparaty, a więc najbardziej narażone elementy. Usunięte mogą być też skutki zalania. Z kolei niedogodności z laptopami rozwiążą za nas informatycy w ramach usługi Wsparcie IT. I to zdalnie, a jeśli zajdzie potrzeba, przyjadą prosto do nas, by zdiagnozować problem. Atak hakerski? Niebezpieczne strony, na które mogą wchodzić pracownicy? Tu z pomocą przychodzi CyberTarcza. Rozproszenie zespołu i konieczność ujednolicenia komunikacji telefonicznej z firmą? Proszę bardzo – Wirtualna Centralka Orange jest odpowiedzią na to wyzwanie, ponieważ pozwala w prosty sposób zorganizować tele-recepcję, która po utworzeniu reguł będzie kierowała klienta do odpowiedniej osoby, przekierowując połączenie na właściwy telefon komórkowy.

Mając takie zabezpieczenia i poświęciwszy nieco wysiłku na etapie wdrożenia pracy zdalnej, przedsiębiorca szybko poczuje, że przestawienie firmy na nowy system to była najlepsza decyzja, jaką mógł podjąć. Bo co może być lepszego niż prowadzenie biznesu z własnego domu? Może tylko prowadzenie go z jakiejś ciepłej plaży. A właściwie, czemu nie?

 

Mogą Cię również zainteresować

  • Bezpieczna sieć z Orange Network Security [PORADNIK PDF]

    Bezpieczna sieć z Orange Network Security [PORADNIK PDF]
    Bezpieczna sieć z Orange Network Security [PORADNIK PDF]

    Cyberbezpieczeństwo

    Cyberbezpieczeństwo

    Internet przyspiesza biznes, zwiększa produktywność pracowników i otwiera nowe możliwości. Właśnie dlatego dzisiaj praktycznie nie ma już firm, które nie korzystają z globalnej sieci. […]

  • IT security – wybierz Orange Network Security [animacja]

    IT security – wybierz Orange Network Security [animacja]
    IT security – wybierz Orange Network Security [animacja]

    Cyberbezpieczeństwo

    Cyberbezpieczeństwo

    Bezpieczny dostęp do internetu (IT security) to jeden z warunków skutecznego funkcjonowania współczesnych przedsiębiorstw. Choć zwykle utożsamia się go z koniecznością zakupu dodatkowych urządzeń, […]