Firma rozproszona. Nowe zasady dla pracodawców
Firma online 12 lipca 2022 3 minuty czytania

Firma rozproszona. Nowe zasady dla pracodawców

Upowszechnienie się mobilnej pracy sprawiło, że zaczęły pojawiać się również związane z nią wątpliwości. Czy pracodawcy powinni pokrywać koszty zużycia prądu w domowych biurach? Czy pracownik może pracować z baru na Malediwach? Te i inne kwestie mają uregulować zapowiadane zmiany w kodeksie pracy.

Firmy o rozproszonej strukturze muszą rozwiązywać wiele kwestii, które wpływają na funkcjonowanie organizacji. Do tej pory część z nich bywała pomijana przez polskich pracodawców. W obliczu zapowiadanych zmian w kodeksie pracy wiele aspektów funkcjonowania rozproszonych firm będzie musiało jednak zostać uregulowanych.

Różne oblicza rozproszonego biznesu


Firma o rozproszonej strukturze to taka, w której pracownicy albo całe oddziały współpracują ze sobą w trybie wirtualnym z różnych miejsc. W rzeczywistości rozproszony biznes może wyglądać bardzo różnie.

Są to zarówno firmy rozproszone z wieloma oddziałami stacjonarnymi w całej Polsce lub w kilku krajach, jak i organizacje, w których członkowie zespołów rozproszonych mogą pracować zdalnie ze swoich domów, kawiarni czy hotelu na Malediwach. Każda z tych sytuacji wymaga nieco innego podejścia, narzędzi i ustalenia kwestii formalnych. Przy stosunkowo krótkim stażu pracy zdalnej w organizacjach i braku adekwatnych regulacji prawnych wciąż mamy z tym trudności.

Firma rozproszona to oszczędności i większa efektywność


Przejście w tryb pracy zdalnej nastąpiło w Polsce dość gwałtownie. I choć pierwotnie była ona traktowana jako rozwiązanie tymczasowe, szybko dostrzeżono jej zalety. Pracownicy docenili, że nie muszą tracić czasu na dojazdy, mogą łatwiej przypilnować domowych spraw i zwolnić tempo życia.

Właściciele biznesów zauważyli, że efektywność w firmie o rozproszonej strukturze może być znacznie większa. Ponadto zdalna praca oznacza obniżenie kosztów prowadzenia biura stacjonarnego – rezygnuje się z dużych powierzchni na rzecz bardziej kameralnych, a więc i tańszych.

Koszty domowego biura

Mniej pracowników w biurze to także niższe rachunki za prąd, serwis sprzątający i artykuły codziennego użytku. Tyle że koszty te wcale nie zniknęły. Zostały przeniesione na pracowników. Kto zatem powinien płacić za internet lub prąd – pracownik czy pracodawca? Do tego dochodzą kwestie związane z urządzeniem stanowiska pracy. Nie każdy dysponuje odpowiednim biurkiem, krzesłem czy oświetleniem. W stacjonarnym biurze pracodawca musi je zapewnić, a w domowym? Obecne przepisy tego nie określają. Wkrótce ma się to jednak zmienić.

Nadchodzą zmiany w kodeksie pracy

W 2022 r., w związku z wdrażaniem dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, planowane są zmiany w kodeksie pracy. Uregulują one między innymi zasady zatrudnienia w firmach rozproszonych. Mają na celu poprawienie równowagi między pracą a życiem prywatnym i mogą okazać się wyzwaniem dla pracodawców. Nie należy jednak spodziewać się rewolucji.

Przede wszystkim wiele aspektów pracy zdalnej będzie wciąż opierało się na porozumieniu między pracownikiem a pracodawcą. Tyle że pracodawca będzie miał obowiązek te zasady sprecyzować i uwzględnić w umowie. Nowością jest głównie wprowadzenie prawa do 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku.

Pracownik będzie miał więc prawo do wystąpienia z wnioskiem o wykonywanie swoich obowiązków spoza biura przez określony czas. Obowiązywałyby przy tym podobne zasady, jak obecnie w przypadku przyznawania urlopów, z tą różnicą, że takie rozwiązanie będzie dostępne tylko dla pracowników, których obowiązki faktycznie mogą być w pełni wykonywane spoza siedziby firmy rozproszonej.

Pracodawcy mogą kontrolować

Zgodnie z nowymi przepisami na pracodawcy będą spoczywały koszty związane z pracą zdalną. W przypadku zużycia prądu czy internetu może to być ryczałt lub ekwiwalent. Otrzymają również dodatkowe uprawnienia. Pracownik będzie miał obowiązek przedstawienia do akceptu miejsca, z którego zamierza wykonywać swoje zadania. Pracodawca nie musi więc np. wyrazić zgody na pracę z innego kraju lub w podróży z miejsca na miejsce – wciąż będzie to jego dobra wola.

Pracownik zdalny powinien również otrzymać listę kontrolną i potwierdzić, że jego stanowisko pracy spełnia wszystkie podpunkty. To dla pracodawcy zabezpieczenie na wypadek, gdyby nieodpowiednie warunki w domowym biurze stały się powodem problemów zdrowotnych. Przykładowo, pracownik, który doznał urazu kręgosłupa, pracując w niewygodnej pozycji, mógłby zażądać od firmy rozproszonej odszkodowania. Z tego też względu pracodawca będzie miał możliwość skontrolowania, czy pracownik faktycznie znajduje się we wskazanym miejscu, a także czy jego stanowisko pracy spełnia zasady BHP. Takie kontrole musiałyby jednak być wcześniej zapowiadane.

Rozproszona firma – skupieni pracownicy

Uregulowanie kwestii prawnych i kontrolowanie stanowisk pracy nie rozwiąże jednak największych problemów łączących się z pracą zdalną – trudności z koncentracją oraz oddzieleniem życia prywatnego od służbowego.

Zdecydowanie bardziej motywująca jest dobra komunikacja z resztą zespołu rozproszonego i przełożonymi oraz bieżąca kontrola postępu prac. Dzięki dostępnym na rynku rozwiązaniom technologicznym dobra organizacja zdalnej pracy nie musi być trudna. Konferencje wideo na Teamsach pomogą zmotywować zespół rozproszony i podtrzymać relacje. Dzięki usłudze One Drive można bez trudu dzielić się plikami i pracować równolegle na jednym dokumencie. Zaawansowane funkcje poczty pozwalają na współdzielenie kalendarzy, dzięki czemu łatwo sprawdzimy grafiki współpracowników i efektywniej zaplanujemy spotkania.

Tego typu narzędzi jest wiele. Są dostępne również w ramach oferowanych przez Orange pakietów wspierających pracę zdalną, a ich dobór zależy od specyfiki działalności firmy rozproszonej. Ich umiejętne wykorzystanie sprawi, że minusy zdalnej pracy nie przesłonią nam plusów.

Oceń artykuł

Masz pytania? Wypełnij formularz. Nasz zespół ekspertów służy pomocą.

Popularne tagi

Mogą Cię również zainteresować

  • Apple Business Manager – automatyzacja, wygoda, bezpieczeństwo

    Apple Business Manager – automatyzacja, wygoda, bezpieczeństwo
    Apple Business Manager – automatyzacja, wygoda, bezpieczeństwo
    Firma online 10 stycznia 2024

    Firma online

    Zarządzanie firmowymi urządzeniami jest jednym z procesów, które można łatwo zautomatyzować. Jeśli firma korzysta na co dzień z urządzeń Apple, […]

  • Wykorzystanie technologii 3D w biznesie

    Wykorzystanie technologii 3D w biznesie
    Wykorzystanie technologii 3D w biznesie
    Firma online 23 grudnia 2023

    Firma online

    Technologia 3D to nie tylko druk, ale także skanowanie, modelowanie, wizualizacja i symulacja. Pozwala ona na tworzenie i testowanie nowych […]

  • Green computing. Czym jest zielona informatyka i jak może pomóc firmie?

    Green computing. Czym jest zielona informatyka i jak może pomóc firmie?
    Green computing. Czym jest zielona informatyka i jak może pomóc firmie?
    Firma online 20 grudnia 2023

    Firma online

    Zielona informatyka to koncepcja, która polega na minimalizowaniu negatywnego wpływu technologii informatycznych na środowisko naturalne. Jak ją wdrożyć i z […]

  • Wywiad. Aplikacje – czy są niezbędne w biznesie?

    Wywiad. Aplikacje – czy są niezbędne w biznesie?
    Wywiad. Aplikacje – czy są niezbędne w biznesie?
    Firma online 5 grudnia 2023

    Firma online zPolecane

    Aplikacje zdominowały każdą dziedzinę biznesu.  Pojawiają się dosłownie wszędzie – w komputerze, smartfonie, tablecie, samochodzie, a nawet w lodówce. Jest […]