Oszczędności w samorządach dzięki nowoczesnym technologiom

Polskie gminy i miasta stoją dziś przed ogromnym wyzwaniem. Rosnące koszty energii, presja związana z transformacją ekologiczną oraz oczekiwania mieszkańców wymuszają na władzach zarządzanie budżetem gminy w sposób bardziej świadomy i innowacyjny. Każda złotówka wydana z publicznych pieniędzy musi być uzasadniona i przynosić wymierne efekty.

Dlaczego samorządy szukają oszczędności?

Sytuacja finansowa polskich jednostek samorządu terytorialnego charakteryzuje się niestabilnością, która wymaga od urzędników strategicznego myślenia i poszukiwania trwałych rozwiązań. Według danych Ministerstwa Finansów na koniec 2024 roku JST odnotowały łączny deficyt w wysokości 819 mln zł, pomimo że ich dochody wyniosły 431,4 mld zł (98,7 proc. założonego planu), a wydatki 432,2 mld zł (92,7 proc. planu).

Kolejnym istotnym obciążeniem jest rosnące zadłużenie. Na koniec IV kwartału 2024 roku zadłużenie JST osiągnęło 111,057 mln zł, co stanowi 25,7 proc. osiągniętych dochodów i oznacza wzrost o 8,1 proc. w porównaniu z rokiem poprzednim. Rosnący poziom zadłużenia oznacza, że samorządy przeznaczają coraz większe środki na jego obsługę, co ogranicza ich zdolność do inwestowania w rozwój.

Presja kosztowa – wzrost opłat operacyjnych a dochody

Sytuacja finansowa wielu samorządów jest coraz trudniejsza także ze względu na rosnące koszty codziennego funkcjonowania, na które władze lokalne mają ograniczony wpływ. Istotnym obciążeniem pozostają również rachunki za energię, utrzymanie i modernizację infrastruktury, transport publiczny czy usługi finansowe.

Prognozowana średnioroczna inflacja na 2025 rok na poziomie 5 proc. będzie dalej obniżać realną wartość budżetów JST. W efekcie samorządy tkwią w mechanizmie, w którym koszty rosną szybciej niż wpływy. W takiej sytuacji nawet najmniejsze usprawnienia efektywności mają realne znaczenie dla utrzymania płynności finansowej.

Nowoczesne technologie w służbie samorządu

W obliczu narastających problemów nowoczesne technologie w jednostkach samorządowych nie są już abstrakcją, lecz koniecznością.  Ich wdrożenie daje władzom lokalnym możliwość lepszego reagowania na potrzeby mieszkańców i sprawniejszego zarządzania zasobami. To również sposób na zwiększenie transparentności i budowanie zaufania społecznego.

Dzięki innowacyjnym narzędziom samorządy zyskują:

• większą kontrolę nad wydatkami i efektywniejsze zarządzanie budżetem gminy;
• szybszy przepływ informacji i sprawniejsze podejmowanie decyzji;
• poprawę jakości świadczonych usług publicznych;
• ograniczenie kosztów operacyjnych w dłuższej perspektywie;
• możliwość lepszego planowania rozwoju i inwestycji.

Cyfryzacja urzędów – mniej papieru, więcej oszczędności

Choć Polska wciąż plasuje się w zakresie dostępności e-usług publicznych poniżej średniej Unii Europejskiej, to należy do grupy czterech krajów o najszybszym tempie rozwoju w tej dziedzinie. Jednym z najprostszych do wdrożenia sposobów na generowanie oszczędności w urzędach jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów (EZD).

Korzyści są namacalne i mierzalne. Obejmują one przede wszystkim znaczne ograniczenie zużycia papieru, tonerów i prądu, a także mniejsze koszty prowadzenia archiwum dokumentów.

Poza tym cyfrowy obieg dokumentów znacząco skraca czas potrzebny na realizację spraw. Wdrożenie elektronicznego obiegu umów może sprawić, że wszystko będzie trwało nawet 4,5 godziny krócej. Jest to najważniejszy argument, który pozwala na oddelegowanie pracowników do bardziej merytorycznych zadań. Wdrażając EZD, samorządowcy inwestują w produktywność swoich urzędników, a nie tylko w oszczędność na materiałach biurowych.

Smart city i internet rzeczy (IoT) z perspektywy gmin

Jednym z najbardziej efektywnych wdrożeń z zakresu internetu rzeczy, które przynosi szybki zwrot z inwestycji, jest inteligentne oświetlenie uliczne. W Polsce funkcjonuje około 3,3 miliona lamp ulicznych, z których większość to przestarzałe, energochłonne modele. Wymiana ich na energooszczędne odpowiedniki LED, zintegrowane z zaawansowanym systemem sterowania, pozwala na redukcję zużycia energii nawet o 50 proc. 

Systemy takie jak Orange Smart Lights umożliwiają zdalne sterowanie i monitorowanie poszczególnych lamp za pośrednictwem sieci GSM. Dzięki temu zarządcy mogą optymalizować intensywność oświetlenia w zależności od pory dnia i zapotrzebowania, a także otrzymują natychmiastowe powiadomienia o awariach, co znacznie usprawnia pracę ekip serwisowych. Takie rozwiązania pozwalają samorządom nie tylko obniżyć koszty, ale również spełniać cele zrównoważonego rozwoju, redukując emisję CO₂. 

Inteligentne zarządzanie odpadami – optymalizacja tras, oszczędność paliwa i usprawnienie logistyki

Kolejnym obszarem, w którym IoT generuje znaczące oszczędności, jest gospodarka odpadami. Tradycyjny model oparty na stałych harmonogramach odbioru często prowadzi do sytuacji, w której śmieciarki kursują do półpustych kontenerów, a inne pojemniki są przepełnione. Systemy takie jak Eco-Intelligence, wykorzystujące czujniki w kontenerach na śmieci, umożliwiają bieżące monitorowanie poziomu ich wypełnienia. 

Dane zbierane przez czujniki pozwalają na dynamiczne planowanie tras odbioru odpadów. W ten sposób śmieciarki docierają tylko tam, gdzie jest to naprawdę konieczne, co prowadzi do oszczędności paliwa, skrócenia czasu pracy załóg i obniżenia kosztów operacyjnych. Inteligentne zarządzanie odpadami przyczynia się także do poprawy estetyki i higieny w przestrzeni miejskiej oraz automatyzuje procesy raportowania, co usprawnia pracę urzędników.

Inne zastosowania IoT – zdalny odczyt liczników, inteligentne parkingi i monitoring środowiska

Potencjał internetu rzeczy wykracza daleko poza oszczędność energii i optymalizację wywozu śmieci. Nowoczesne liczniki energii mogą automatycznie przesyłać dane do operatora, eliminując konieczność manualnego odczytu przez pracowników.

Inteligentne parkingi (dzięki czujnikom) mogą informować kierowców o wolnych miejscach, co redukuje korki, emisję spalin i ułatwia pobór opłat. Wdrożenie czujników monitorujących jakość powietrza umożliwia z kolei szybką reakcję, gdy poziom zanieczyszczeń jest alarmujący, a co za tym idzie, chroni zdrowie mieszkańców.

Jakie technologie naprawdę pomagają oszczędzać?

Pomyślne wdrożenie technologii w JST to proces złożony, który wymaga starannego planowania. Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie audytu w celu zidentyfikowania obszarów, które można zoptymalizować, oraz oceny potencjalnych ryzyk, w tym cyberzagrożeń. Następnie należy wybrać odpowiednie rozwiązanie i przygotować się na wdrożenie. Etapy te obejmują przygotowanie umów, migrację danych i, co najważniejsze, szkolenie pracowników.