Kupując telefon w ramach działalności, masz możliwość zmniejszenia podatku dochodowego i odzyskania części VAT. Warunkiem jest prawidłowe rozliczenie zakupu oraz przypisanie go do działań związanych z firmą. W tym artykule znajdziesz konkretne zasady dotyczące księgowania, odliczeń i ewidencji. Dzięki temu łatwiej podejmiesz decyzję opartą na obowiązujących przepisach i rzeczywistych korzyściach podatkowych.
Czy można wrzucić telefon w koszty firmy?
Tak. Jeśli telefon służy do celów firmowych – dzwonisz z niego do klientów, odbierasz maile, korzystasz z aplikacji biznesowych – telefon w koszty firmy możesz spokojnie wrzucić. Warunek? Uzasadnienie, że urządzenie służy działalności.
Zapamiętaj!
Urząd skarbowy patrzy dziś nie tylko na fakt zakupu, ale też na sposób wykorzystania telefonu. Dlatego dobrze mieć uzasadnienie (np. zapis w polityce firmy, że telefon służy wyłącznie do kontaktu z klientami).
Zakup telefonu na JDG – co trzeba wiedzieć?
Działając jako jednoosobowy przedsiębiorca (JDG), masz nieco więcej elastyczności.
Możesz w tym przypadku:
- kupić telefon na fakturę i rozliczyć go w kosztach uzyskania przychodu;
- odliczyć VAT – w całości lub proporcjonalnie, zależnie od użytkowania;
- wybrać, czy księgować go jednorazowo, czy w formie amortyzacji (gdy wartość przekracza 10 000 zł netto).
Jeśli na przykład zdecydujesz się na model Samsung Galaxy A56 5G za 1800 zł brutto, masz opcję wrzucić cały koszt w firmowe wydatki od razu. Przy większych zakupach – np. Samsung Galaxy S24 FE 5G – może być konieczna amortyzacja. Takie rozwiązanie umożliwia nasza oferta dla dużych firm, uwzględniająca liczne rabaty przedsiębiorcom prowadzącym największe organizacje. Pamiętaj tylko, że jeśli korzystasz z telefonu również prywatnie, urząd może wymagać proporcjonalnego rozliczenia kosztów.
Jeśli z kolei interesuje Cię oferta dla małych i średnich firm – również mamy taką opcję. Nie czekaj i sprawdź propozycje Orange już teraz!
Abonament czy telefon na własność – co lepiej się rozlicza?
To zależy. W praktyce wiele firm decyduje się na jedno i drugie: telefon kupowany na firmę + abonament również na firmę. W obu przypadkach możesz wrzucić koszt do rozliczenia, ale zasady są nieco inne.
| Rodzaj wydatku | Abonament | Zakup telefonu |
| Charakter kosztu | Comiesięczny, powtarzalny | Jednorazowy lub rozłożony (amortyzacja) |
| Księgowanie | Bezpośrednie, w miesiącu poniesienia wydatku | Jednorazowe lub w czasie (środek trwały) |
| Odliczenie VAT | 100% tylko przy użytku firmowym | 100% lub 50%, zależnie od użytkowania |
| Korzyść podatkowa | Stałe, przewidywalne obniżenie dochodu | Potencjalnie większa optymalizacja podatkowa |
| Wartość majątkowa | Brak – usługa | Tak – urządzenie jest składnikiem majątku firmy |
| Możliwość sprzedaży | Nie dotyczy | Tak, sprzedaż wymaga ujęcia przychodu firmowego |
Dobrze jest przemyśleć potrzeby. Jeśli często wymieniasz sprzęt – sprawdź nasz abonament dla firm, ponieważ będzie to wygodniejsza opcja. Jeśli wolisz mieć telefon na własność, zakup będzie korzystniejszy podatkowo.
Dowiedz się teraz: Jakie nowe seriale obejrzysz na platformie Max?
Odliczenie VAT od telefonu na firmę – kiedy jest możliwe?
Zakup telefonu na firmę a odliczenie VAT? Jak najbardziej możliwe. Ale są warunki.
Sprawdź koniecznie: Recenzja Xiaomi Redmi Note 14 Pro+ 5G
Jeśli telefon służy wyłącznie działalności – możesz odliczyć 100% VAT. Jeśli używasz go również prywatnie – obowiązuje rozliczenie proporcjonalne, zazwyczaj 50%.
Co istotne:
- musisz być czynnym podatnikiem VAT;
- potrzebna jest faktura z Twoimi danymi firmowymi;
- sposób użytkowania telefonu powinien być udokumentowany (np. regulaminem wewnętrznym).
Warto też wiedzieć, że niektóre modele, np. Xiaomi Redmi Note 14 Pro 5G czy Motorola edge 60 fusion 5G, są dostępne w ofercie z fakturą VAT. A ile VAT na telefon możesz odzyskać? To zależy od ceny brutto urządzenia i tego, czy masz prawo do pełnego odliczenia. Przy 100% VAT, telefon za 2000 zł brutto daje Ci 370,37 zł zwrotu.
Sprawdź również: Jaki ekran do projektora wybrać?
Jak zaksięgować telefon kupiony na firmę?
To zależy od wartości telefonu:
Księgowanie telefonu na firmę do 10 000 zł netto
Możesz zaksięgować zakup jednorazowo jako koszt uzyskania przychodu. Najczęstszy przypadek? Przy modelach takich jak Motorola Moto g55 czy Samsung Galaxy A16.
Księgowanie telefonu na firmę powyżej 10 000 zł netto
Urządzenie traktowane jest jako środek trwały i podlega amortyzacji. Standardowo okres amortyzacji to 24 miesiące (przy zastosowaniu jednorazowej amortyzacji dla sprzętu komputerowego i telekomunikacyjnego).
W obu przypadkach ważne jest, aby:
- posiadać fakturę zakupu;
- odpowiednio oznaczyć urządzenie w ewidencji (jeśli amortyzowane);
- przypisać go do użytkownika w firmie (jeśli zatrudniasz pracowników).
Telefon na firmę – najczęstsze błędy przy rozliczaniu
Nie każdy błąd kończy się kontrolą, ale są pewne potknięcia, które mogą Ci przysporzyć problemów. Warto ich unikać, szczególnie gdy dopiero zaczynasz.
Najczęstsze błędy:
- zakup na osobę prywatną zamiast na dane firmowe – bez faktury firmowej nie rozliczysz kosztów;
- brak uzasadnienia użytkowania firmowego – fiskus może zakwestionować pełne odliczenie VAT;
- nieuwzględnienie prywatnego użytku – jeśli używasz telefonu prywatnie, powinieneś stosować rozliczenie proporcjonalne (zazwyczaj 50%);
- brak rozliczenia przy sprzedaży telefonu – jeśli sprzedajesz firmowy telefon, musisz to wykazać w dokumentach.
Zobacz teraz: Abonament czy karta – czym różnią się te oferty?
Podsumowanie – kiedy telefon na firmę się opłaca?
Kupując telefon w ramach działalności, zyskujesz możliwość:
- odliczenia części lub całości VAT;
- zmniejszenia podstawy opodatkowania;
- lepszego zarządzania firmowymi wydatkami.
A czy telefon na firmę się opłaca? Zdecydowanie tak – pod warunkiem, że potrafisz go dobrze rozliczyć. Warto poświęcić chwilę na analizę, żeby potem zyskać konkretne pieniądze – czy to dzięki odliczeniu VAT, czy pomniejszeniu podatku dochodowego.
Jeśli szukasz sprzętu, który wpisze się zarówno w potrzeby, jak i budżet firmy, dobrym kierunkiem będzie np. Samsung Galaxy A56 5G albo Xiaomi Redmi Note 14 Pro 5G.
Dowiedz się teraz: Co potrafi sztuczna inteligencja w urządzeniach Samsung?
Telefon na firmę – FAQ
Czy mogę wrzucić telefon prywatny w koszty firmy?
Nie. Kosztem uzyskania przychodu może być jedynie telefon zakupiony na firmę, z fakturą wystawioną na dane działalności. Urząd skarbowy nie uzna wydatku poniesionego prywatnie, nawet jeśli telefon służy do celów służbowych.
Czy zakup telefonu przez jednoosobową działalność daje prawo do pełnego odliczenia VAT?
Tak, ale tylko wtedy, gdy telefon jest używany wyłącznie do celów firmowych. W przypadku użytkowania mieszanego (firmowego i prywatnego), obowiązuje ograniczenie do 50% podatku VAT. Wymagane jest posiadanie faktury oraz wykazanie związku z działalnością.
Jak długo muszę amortyzować telefon kupiony na firmę?
Jeśli wartość telefonu przekracza 10 000 zł netto, traktuje się go jako środek trwały. Standardowy okres amortyzacji dla tego typu urządzeń to 24 miesiące przy zastosowaniu indywidualnej stawki dla sprzętu telekomunikacyjnego. Możliwe jest też zastosowanie jednorazowej amortyzacji, jeśli spełniasz warunki określone przepisami.
Co się dzieje, jeśli sprzedam telefon kupiony wcześniej na firmę?
Sprzedaż firmowego telefonu traktowana jest jako przychód z działalności gospodarczej i należy ją ująć w ewidencji. Konieczne jest wystawienie faktury sprzedaży i rozliczenie ewentualnego podatku VAT, jeśli był wcześniej odliczony.
