Praca bez wychodzenia z domu? Oto cyfrowe biuro 2021

Choć określenie „praca zdalna” może kojarzyć się z korporacjami zatrudniającymi dziesiątki czy setki pracowników, obecnie odnosi się ono niemal do każdego rodzaju działalności. Fryzjerzy, taksówkarze i stolarze również prowadzą księgowość, zamawiają towar i kontaktują się z klientami online. Potrzebują więc cyfrowego biura.

Jeszcze dwadzieścia lat temu biuro było gabinetem lub pokojem zapełnionym segregatorami i teczkami. Następnie nadeszła era wielkich open space’ów z biurkami, na których stoją komputery stacjonarne. Dziś większość z nas nie potrzebuje nawet osobnego pomieszczenia czy budynku do wykonywania tak zwanej papierkowej roboty. Weszliśmy w erę biur cyfrowych, mieszczących się w naszym laptopie. To tam przechowujemy dokumenty, rejestry, faktury i wszystko to, co pozwala na koordynowanie działań firmy.

Kto potrzebuje cyfrowego biura?

Podstawą każdej działalności gospodarczej jest oczywiście dostarczanie produktów i usług, które zapewniają firmie dochód. Ta nie może jednak istnieć, jeśli jednocześnie nie dopełnimy odpowiednich formalności i spraw urzędowych. Coraz trudniej jest również prowadzić interesy, nie będąc widocznym w sieci. Nawet jeśli nie mamy firmowej strony czy bloga, możemy prowadzić profil w mediach społecznościowych lub ogłaszać się na portalach zakupowych. Niektórzy klienci zechcą też prawdopodobnie kontaktować się z nami drogą mailową lub przez komunikator. Zatem niezależnie od tego, czy prowadzimy zakład fryzjerski, pralnię, mały sklep, czy firmę kurierską, musimy posiadać cyfrowe biuro, czyli mówiąc wprost komputer z internetem, odpowiednimi programami lub dostępem do potrzebnych aplikacji. W ciągu ostatniego roku do sieci przeniosło się wiele usług, które do tej pory wymagały jeżdżenia po mieście i wystawania w kolejkach. Zamiast tradycyjnych recept realizujemy w aptekach recepty elektroniczne, odbywamy wizyty u lekarza za pośrednictwem komunikatorów, a część sklepów zrezygnowała ze stacjonarnych placówek na rzecz sprzedaży online. Coraz więcej spraw urzędowych i formalnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej możemy załatwić online, posiadając profil zaufany i podpis elektroniczny. Dzięki temu nie musimy przejmować się godzinami pracy urzędów ani tracić czasu na dojazdy i oczekiwanie.

Praca w trybie zdalnym, czyli praca bez wychodzenia z domu?

Do niedawna możliwość pracy zdalnej  w Polsce ograniczała się do nielicznych zawodów, wyższych stanowisk i raczej dużych firm. Większość pracowników miała obowiązek stawić się w biurze punktualnie o 9, nawet jeśli przez resztę dnia siedzieli przed komputerem, nie zamieniając z nikim słowa. Rok 2020 zmienił te proporcje. Okazało się, że rezygnując z biur, niczego nie tracimy, a możemy wiele zyskać. Chociażby czas spędzony na dojazdach do pracy i związane z nimi koszty. Dla przedsiębiorców oznacza to z jednej strony możliwość wykonywania większej części zadań związanych z organizacją firmy bez wychodzenia z domu, w trybie zdalnym. Z drugiej natomiast – konieczność dostosowania się do cyfrowych nawyków klientów. Wielu z nich chętnie skorzysta z możliwości zapisania się online do kosmetyczki lub fryzjera, a pytanie o produkt woli zadać mailowo niż telefonicznie. I takie tendencje będą rosły.

Organizacja cyfrowego biura

Cyfrowe biuro to wygoda, ale także zobowiązanie. Podobnie jak w biurze stacjonarnym, wszystko musi w nim funkcjonować bez zarzutu. Do tego zaś niezbędne są odpowiednie narzędzia. Nie możemy pozwolić, by kluczowe dla naszego biznesu dane były przechowywane na starym domowym laptopie, z którego puszczamy dziecku bajki na VOD. Awaria takiego sprzętu uniemożliwiłaby nam pracę przez kilka dni, pozbawiając nas części dochodów. Niezawodny, szybko działający komputer z profesjonalnymi zabezpieczeniami to podstawa w każdym cyfrowym biurze. Jednak nawet z najlepszym sprzętem mogą się pojawić problemy techniczne, dlatego na wszelki wypadek powinniśmy mieć wybrany serwis IT. Chyba że sami umiemy naprawić swój komputer.

Multitasking? Wszechstronnie uzdolnieni mali i średni przedsiębiorcy

Czasem można odnieść wrażenie, że mali i średni przedsiębiorcy mają obowiązek znać się na wszystkim. W przeciwieństwie do menedżerów dużych firm nie mają do dyspozycji wyspecjalizowanych działów. Większość klientów salonu fryzjerskiego sądzi prawdopodobnie, że jego właścicielka lub właściciel muszą umieć jedynie strzyc, czesać i farbować włosy. Ci natomiast powinni przy tym jeszcze być dobrymi menedżerami, handlowcami, specjalistami od marketingu, dekoratorami wnętrz, znać się na księgowości, prawie, administracji i kilku innych rzeczach. A teraz mają jeszcze być informatykami? O ile prowadzenie firmy to czasem sztuka wykonywania wielu zadań przez jedną osobę, niekiedy niemal symultanicznie, to na szczęście nie jest koniecznością. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z usług dostosowanych do potrzeb firm z sektora MŚP. Cyfrowe biuro można wygodnie zorganizować z Orange dla Firm. Więcej informacjj: Cyfrowe rozwiązanie dla firm.