Ile oszczędzasz z licencją Microsoft?

Rosnące koszty zakupu i utrzymania oddzielnych licencji na oprogramowanie stają się coraz większym obciążeniem dla budżetów firm – zwłaszcza tych z sektora MŚP. Jedną z najbardziej opłacalnych alternatyw okazuje się Microsoft 365. Sprawdź, ile można realnie zaoszczędzić, przechodząc na jedno zintegrowane środowisko.

Tam, gdzie każda złotówka ma znaczenie, priorytetem staje się optymalizacja kosztów. Microsoft 365 oferuje kompleksowe narzędzia w ramach jednej subskrypcji. Dzięki temu jawi się jako rozwiązanie, które może przynieść realne oszczędności przedsiębiorcom. Przyjrzyjmy się bliżej, jak popularne programy mogą zostać zastąpione przez funkcjonalności zawarte w pakiecie Microsoft 365.

Zarządzanie projektami – Microsoft Planner i To Do zamiast Trello czy Asany

Wiele firm korzysta z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Trello czy Asana, których miesięczny koszt wynosi od około 20 zł do nawet 70 zł za użytkownika. Microsoft 365 Business Standard lub Premium zawierają w pakiecie Planner, który spełnia podobne funkcje. Narzędzie to oferuje:

• tablice Kanban,
• harmonogramy zadań,
• możliwość przypisywania odpowiedzialności i śledzenia postępów – bez dodatkowych kosztów.

Co istotne, Planner jest zintegrowany z pozostałymi usługami Microsoft 365. Usprawnia to przepływ informacji i eliminuje potrzebę opłacania dodatkowych aplikacji zewnętrznych. Dla firmy zatrudniającej dziesięciu pracowników może to oznaczać nawet kilkaset złotych oszczędności miesięcznie, a w skali roku – znaczną redukcję wydatków operacyjnych.

Przechowywanie danych – OneDrive zamiast Dropboxa

Usługi przechowywania danych w chmurze, takie jak Dropbox Business, generują dodatkowe miesięczne koszty rzędu około 60-70 zł za użytkownika. Zakup odrębnego narzędzia stanowi istotne obciążenie dla firmowego budżetu, zwłaszcza w przypadku większych zespołów. Alternatywą dostępną bez dodatkowych opłat w ramach subskrypcji Microsoft 365 jest OneDrive. Oferuje on każdemu użytkownikowi aż 1 TB przestrzeni dyskowej.

Co więcej, OneDrive jest ściśle zintegrowany z Microsoft SharePointem. Umożliwia to:

• łatwe zarządzanie strukturą plików w zespołach,
• kontrolę wersji dokumentów,
• bezproblemową współpracę w czasie rzeczywistym.

W efekcie firmy mogą nie tylko zrezygnować z płatnych platform zewnętrznych, ale też zwiększyć efektywność pracy dzięki pełnej integracji z ekosystemem Microsoft 365.

Komunikacja – Microsoft Teams zamiast Slacka czy Zooma

Narzędzia do komunikacji i wideokonferencji, takie jak Slack lub Zoom, również generują dodatkowe koszty dla firm. W przypadku Slacka jest to około 30 zł/mies. za każdego użytkownika, a Zoom w wersji biznesowej może kosztować nawet 60 zł/mies. za osobę. Choć każde z tych narzędzi oferuje przydatne funkcje, ich oddzielny zakup i utrzymanie może stanowić istotne obciążenie finansowe – szczególnie dla sektora MŚP.

Tymczasem w ramach Microsoft 365 dla firm użytkownicy otrzymują Microsoft Teams. Ta kompleksowa platforma komunikacyjna obejmuje:

• czat zespołowy,
• rozmowy głosowe i wideo,
• udostępnianie ekranu, planowanie spotkań,
• integrację z Outlookiem, OneDrive i Microsoft SharePointem.

Wszystko to bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat. Dzięki temu firmy mogą znacznie ograniczyć wydatki na osobne licencje, a jednocześnie usprawnić komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Dla zespołu liczącego 15 osób może to oznaczać ponad 10 tys. zł oszczędności rocznie, przy jednoczesnym zwiększeniu spójności i wydajności pracy.

Rola Copilota – sztuczna inteligencja w pakiecie

Microsoft 365 Copilot to dodatkowo płatne narzędzie oparte na sztucznej inteligencji. Znacząco podnosi ono komfort pracy i wspiera użytkowników w codziennych zadaniach. Choć nie jest standardowym elementem pakietu Microsoft 365, coraz więcej firm decyduje się na jego wdrożenie ze względu na unikalne możliwości, których nie oferują popularne narzędzia AI dostępne na rynku.

Fundamentalną zaletą Copilota jest jego głęboka integracja z ekosystemem Microsoft. Umożliwia to bezpośrednią pracę na dokumentach i firmowych informacjach przechowywanych oraz wymienianych w ramach platformy Microsoft 365. Co istotne, Copilot oferuje tryb poufny, który gwarantuje odrębność przetwarzanych danych od zasobów internetowych i komercyjnych wersji AI. Innymi słowy – dane nie służą do trenowania modeli MLL.

Korzyści z integracji Microsoft 365 – nie tylko finansowe

Integracja usług Microsoft 365 przekłada się na wymierne oszczędności finansowe. Pozwala również na zwiększenie produktywności, ulepszenie przepływu informacji i zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych, które są chronione w ramach jednej, ujednoliconej polityki bezpieczeństwa.

Dzięki takiemu podejściu:

• pracownicy korzystają z jednego konta dostępowego – mają ujednolicony interfejs pracy, co upraszcza onboarding nowych osób i zmniejsza ryzyko błędów wynikających z braku znajomości wielu różnych platform;
  
  
• informacje są centralizowane – dokumenty, arkusze, wiadomości e-mail, wydarzenia kalendarzowe i zadania są przechowywane w jednym ekosystemie, co pozwala szybciej odnajdywać potrzebne dane i unikać duplikatów;
  
  
• procesy są szybsze i bardziej płynne – na przykład spotkanie zaplanowane w Outlooku automatycznie pojawia się w Microsoft Teams wraz z dołączonym linkiem i notatkami;
  
  
• automatyzacje pomiędzy aplikacjami (np. Microsoft Power Automate) – pozwalają ograniczyć rutynowe, powtarzalne czynności, takie jak kopiowanie danych między systemami;
  
  
• pracownicy zyskują nawet godzinę tygodniowo (według analizy Forrester Consulting) – nie tracą czasu na przełączanie się między niepowiązanymi narzędziami i szukanie informacji, co w skali roku daje ponad 50 godzin pracy jednego specjalisty.

Scenariusz nr 1

Dział sprzedaży przygotowuje kwartalne zestawienie wyników oraz prognozy na kolejne miesiące. Dane zbierane są automatycznie z formularzy Microsoft Forms, które wypełniają handlowcy po każdej transakcji. Dzięki integracji z Power Automate informacje te trafiają bezpośrednio do centralnego arkusza w Excelu na OneDrive, gdzie są natychmiast analizowane z użyciem gotowych formuł i wykresów.

Scenariusz nr 2

Dział HR rozpoczyna rekrutację na kilka nowych stanowisk. Spotkania są umawiane bezpośrednio przez Outlook, a kandydaci otrzymują zaproszenia z linkiem do wideokonferencji w Microsoft Teams. Każdy członek komisji rekrutacyjnej ma dostęp do wspólnego folderu na Microsoft SharePoint, gdzie znajdują się CV, notatki z rozmów oraz szablony ocen kandydatów. W trakcie spotkań można na bieżąco prowadzić dyskusję w czacie zespołowym Teams lub dodawać komentarze do dokumentów.

Wnioski – długoterminowa wartość

Microsoft 365 to nie tylko pakiet biurowy, ale kompleksowe środowisko pracy dla firm każdej wielkości. Połączenie komunikacji, przechowywania danych, zarządzania projektami i narzędzi AI w jednym systemie pozwala nie tylko na oszczędność, ale też znaczącą optymalizację procesów, lepszą współpracę zespołową i łatwiejsze skalowanie biznesu.

Twoja firma wciąż korzysta z wielu rozłącznych aplikacji? Czas zadać sobie pytanie – czy stać Cię na to, by nie przejść na Microsoft 365?