Co to jest roaming dla firm? Roaming vs połączenia międzynarodowe – praktyczny poradnik B2B

Coraz więcej firm działa na rynkach międzynarodowych. W takiej sytuacji istotne staje się zapewnienie płynnej i niedrogiej komunikacji. Pojęcia takie jak roaming i połączenia międzynarodowe są powszechnie znane, ale nie wszyscy rozumieją, czym się różnią między sobą i jak wpływają na wysokość rachunków telefonicznych. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Czym jest roaming dla firm?

Roaming międzynarodowy to usługa umożliwiająca pracownikom korzystanie z usług telekomunikacyjnych (rozmowy, SMS-y, internet mobilny) poza granicami kraju. Dzięki niej osoba przebywająca w podróży służbowej może używać swojego firmowego numeru telefonu tak, jakby była w Polsce, ale łącząc się z siecią zagranicznego operatora.

Zapewnia to ciągłość operacji, umożliwia bieżący kontakt z klientami i zespołem, a także dostęp do krytycznych zasobów online – niezależnie od lokalizacji pracownika. Brak możliwości płynnej komunikacji w podróży mógłby skutkować utratą szans biznesowych, opóźnieniami w realizacji zadań, a tym samym spadkiem efektywności.

Rodzaje roamingu

• roaming głosowy – wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych,
• roaming danych – korzystanie z internetu poza krajem macierzystym,
• roaming SMS/MMS – wysyłanie i odbieranie wiadomości tekstowych oraz multimedialnych.

Roaming krajowy a międzynarodowy

Warto zaznaczyć, że roaming nie dotyczy wyłącznie komunikacji międzynarodowej. Istnieje również pojęcie roamingu krajowego. Dotyczy on sytuacji, gdy użytkownik korzysta z usług innego niż macierzysty operatora, ale działającego na terenie tego samego kraju (np. usługi operatora Play). Ze względu na globalny charakter działalności dla wielu przedsiębiorstw istotniejszy jest jednak roaming międzynarodowy.

Przygotowanie do wyjazdu służbowego – jak zadbać o dostęp do roamingu w firmie?

Jeśli chcesz uniknąć problemów z łącznością podczas podróży zagranicznej, warto z wyprzedzeniem się przygotować. W jaki sposób?

• Upewnij się, że roaming jest włączony na Twoim numerze służbowym – w tym celu skontaktuj się z administratorem floty telefonicznej w firmie lub z osobą odpowiedzialną za obsługę operatora.
  
  
• Sprawdź dostępność pakietów biznesowych – w ramach firmowego planu taryfowego możesz mieć możliwość dokupienia specjalnych pakietów obniżających koszty połączeń i transmisji danych w roamingu (administrator floty będzie w stanie określić dostępne opcje).
  
  
• Aktywuj roaming samodzielnie (jeśli masz uprawnienia) – w niektórych przypadkach możesz aktywować usługę samodzielnie w sieci Orange, wysyłając bezpłatny SMS o treści: AKT ROAMING na numer 80179 (dotyczy wybranych taryf).
  
  
• Zweryfikuj obsługę LTE i 5G w telefonie – wielu operatorów zagranicznych zaczęło wycofywać technologię 3G, dlatego warto sprawdzić, czy Twój telefon oraz karta SIM obsługują LTE i 5G. W tym celu wyślij SMS o treści KARTA na numer 80233. Brak wsparcia dla LTE może skutkować słabszą jakością połączeń i problemami z dostępem do internetu.

Czym są połączenia międzynarodowe?

W odróżnieniu od roamingu połączenia międzynarodowe wykonywane są z telefonu znajdującego się w kraju macierzystym do telefonu znajdującego się za granicą. Chodzi o łączenie się z numerami zagranicznymi, czyli rozpoczynającymi się od kodu kraju innego niż +48 lub 0048. Tego typu połączenia obsługuje Twój polski operator, ale są one taryfikowane zgodnie z cennikiem połączeń międzynarodowych.

Jak są naliczane opłaty za połączenia międzynarodowe?

Koszt takich połączeń zależy od strefy taryfowej, do której przypisano dany kraj. Każda ze stref obejmuje grupę państw, dla których obowiązuje ta sama stawka za minutę rozmowy. Rozmowy za granicę najczęściej rozliczane są w blokach minutowych, co oznacza, że nawet krótka kilkunastu sekundowa rozmowa zostanie zaokrąglona do pełnej minuty i policzona jak za 1 minutę połączenia.

Warto zachować czujność. Przykładowo, dzwoniąc z Polski do osoby przebywającej w Stanach Zjednoczonych, która korzysta z amerykańskiego numeru, zapłacisz więcej niż gdybyś rozmawiał z tą samą osobą, która w USA przebywa tylko tymczasowo i korzysta ze swojego polskiego numeru w roamingu.

Zarządzanie kosztami roamingu w firmie – strategie i rozwiązania

Efektywne zarządzanie kosztami roamingu to klucz do utrzymania budżetu firmowego w ryzach. Istnieje szereg  rozwiązań, które firmy mogą wdrożyć, aby mieć kontrolę nad wydatkami.

Wybór odpowiedniego planu taryfowego

Wielu operatorów oferuje specjalne plany taryfowe dla firm, które uwzględniają pakiety roamingowe danych, minut czy SMS-ów przeznaczone do wykorzystania za granicą. Wybór opcji dostosowanych do realnych potrzeb pracowników może przynieść duże oszczędności. Warto zwrócić uwagę na zasięg oferowanych pakietów (np. roaming w UE vs roaming poza UE).

Wykorzystanie kart eSIM

Karty eSIM (embedded SIM) stają się coraz popularniejszym rozwiązaniem dla firm. Pozwalają one na łatwe przełączanie się między operatorami i taryfami bez fizycznej wymiany karty SIM. Pracownik w podróży może zakupić lokalną kartę e-SIM z pakietem danych w kraju docelowym, co często jest znacznie tańsze niż korzystanie z roamingu macierzystego operatora. Jest to szczególnie korzystne w przypadku podróży do krajów poza UE, gdzie stawki roamingowe są wysokie.

Korzystanie z Wi-Fi

Tam, gdzie to możliwe, do przesyłania danych pracownicy powinni wykorzystywać darmowe i bezpieczne sieci Wi-Fi (np. w hotelach, biurach, kawiarniach). Ograniczy to zużycie danych w roamingu i zredukuje koszty.

Warto jednak pamiętać o bezpieczeństwie danych w publicznych sieciach Wi-Fi i korzystać z VPN-ów (Virtual Private Network) w celu zabezpieczenia komunikacji firmowej.

Dodatkowo – jeśli pracownik korzysta z publicznej sieci Wi-Fi, powinien pamiętać o podstawowych zasadach bezpieczeństwa. Jakich?

• Unikać logowania się do wrażliwych kont, takich jak bankowość online czy poczta elektroniczna.
• Po połączeniu z siecią nie wybierać w smartfonie opcji jej zapamiętywania.
• Upewnić się, że dany punkt dostępu faktycznie należy do miejsca, w którym się przebywa.
• Aktualizować regularnie system operacyjny urządzenia.
• Mieć zainstalowaną na smartfonie aplikację antywirusową.

Aplikacje do komunikacji internetowej

Aplikacje takie jak WhatsApp, Microsoft Teams czy Zoom pozwalają na prowadzenie rozmów głosowych i wideo oraz przesyłanie wiadomości tekstowych za pośrednictwem internetu. Jeśli pracownik ma dostęp do Wi-Fi lub lokalnego pakietu danych, może w ten sposób komunikować się bez ponoszenia kosztów roamingu głosowego czy SMS.

Monitoring i zarządzanie zużyciem

Ważne jest też regularne monitorowanie zużycia roamingu przez pracowników. Operatorzy często oferują narzędzia do zarządzania numerami, dzięki którym można śledzić zużycie danych i rozmów, a także ustawiać limity. W kontrolowaniu kosztów pomóc może też wdrożenie polityki firmowej dotyczącej roamingu, z której pracownicy dowiedzą się m.in. o zasadach i dostępnych opcjach.

Jak efektywnie zarządzać kosztami roamingu i połączeń międzynarodowych w firmie?

• Regularnie analizuj rachunki telekomunikacyjne.
• Korzystaj ze specjalnych pakietów roamingowych.
• Edukuj swoich pracowników na temat używania danych mobilnych za granicą.
• Korzystaj z aplikacji komunikacyjnych opartych na Wi-Fi.

Limity transmisji danych w roamingu – jak działa AntyBillszok?

Warto również wspomnieć o domyślnej, bezpłatnej usłudze limitu transmisji danych w roamingu (tzw. AntyBillszok). Dzięki niej każde połączenie z internetem w roamingu objęte jest miesięcznym limitem kwotowym – domyślnie ustawionym na 240 zł.

Po jego przekroczeniu transmisja danych zostaje automatycznie zablokowana, a użytkownik otrzymuje odpowiednie powiadomienie.

Jeśli korzystasz z dodatkowych pakietów danych, limit zaczyna być naliczany dopiero po ich wyczerpaniu. To rozwiązanie daje pewność, że niespodziewane zużycie danych w droższych strefach roamingowych nie spowoduje nieprzyjemnych niespodzianek na rachunku.

Sprawdź ustawienia limitu transmisji danych w roamingu w swoim profilu użytkownika lub zapytaj administratora floty, jak zadbać o ochronę przed niekontrolowanymi kosztami.

Roaming w B2B – podsumowanie

W dobie nieograniczonego przepływu informacji i kapitału efektywna komunikacja międzynarodowa jest nieodłącznym elementem sukcesu firmy, która aspiruje do miana gracza europejskiego czy wręcz globalnego. Właściwe zarządzanie pakietami roamingowymi pozwala utrzymać ciągłość kontaktów z partnerami czy rozproszonymi zespołami, a także obniżyć koszty operacyjne.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę aktywować roaming przed każdą podróżą służbową?

Nie zawsze. W wielu przypadkach roaming jest domyślnie aktywny, ale warto to zweryfikować u administratora floty telefonicznej. W przypadku niektórych taryf wymagana jest ręczna aktywacja usługi, np. poprzez wysłanie SMS-a aktywacyjnego.

Czy w roamingu obowiązują inne stawki niż w kraju?

Tak. Koszty połączeń, SMS-ów i transmisji danych w roamingu są uzależnione od kraju, w którym przebywa użytkownik. Warto sprawdzić dostępne pakiety u operatora.

Jakie są najlepsze sposoby na obniżenie kosztów roamingu w firmie?

Najczęściej stosowane rozwiązania to:

• wykupienie pakietów roamingowych u operatora,
• korzystanie z Wi-Fi zamiast danych mobilnych,
• używanie eSIM lub lokalnych kart prepaid,
• wdrożenie firmowej polityki korzystania z roamingu,
• monitorowanie zużycia przez pracowników.

Czy mogę korzystać z roamingu danych w każdym kraju?

Nie. Dostępność roamingu danych zależy od umów pomiędzy operatorem krajowym a zagranicznymi sieciami. W niektórych krajach może być on niedostępny lub bardzo drogi.

Jak działa limit 240 zł (AntyBillszok)?

Limit 240 zł to domyślna blokada chroniąca przed nadmiernymi kosztami transmisji danych w roamingu. Po jego przekroczeniu dostęp do internetu zostaje wstrzymany, a użytkownik otrzymuje SMS z informacją.

Czy mogę korzystać z roamingu na statku?

Tak, ale jest to bardzo drogie – usługi są realizowane przez sieci satelitarne i mogą kosztować kilkadziesiąt złotych za minutę lub MB.

Czy eSIM działa za granicą tak samo jak zwykła karta SIM?

Tak – pod warunkiem jednak, że eSIM został aktywowany u operatora oferującego roaming w danym kraju.

Jak sprawdzić, ile danych w roamingu zostało wykorzystane?

Najłatwiej poprzez aplikację operatora lub kontakt z administratorem floty w firmie.