Oprogramowanie dla firm – jak umeblować cyfrowe biuro?
Firma online

Oprogramowanie dla firm – jak umeblować cyfrowe biuro?

1 czerwca 2021

Wybór oprogramowania do cyfrowego biura niewiele się różni od meblowania biura stacjonarnego. Najlepiej postawić na solidne, sprawdzone rozwiązania. Oprócz podstawowego edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego trzeba pamiętać o aplikacjach ułatwiających komunikację i rozwiązaniach do przechowywania plików w chmurze.

 

Aplikacje biznesowe – projektowanie wnętrza

Wyobraźmy sobie, że pakujemy nasze stacjonarne biuro i przenosimy je do komputera. Jak będzie wyglądało? Kartki i długopisy zmienią się w programy do pisania, zamiast telefonu dostaniemy komunikator internetowy, zamiast półki z segregatorami przestrzeń w chmurze i tak dalej. Jeśli rozejrzymy się po biurze, dla dowolnego przedmiotu będziemy prawdopodobnie w stanie znaleźć cyfrowy odpowiednik, czyli aplikacje biznesowe. Kosz na śmieci, pulpit, zdjęcie na biurku, nawet okna… Gdy przenosimy biuro do naszego laptopa, powinniśmy umeblować je i wyposażyć analogicznie do tego, jak projektujemy pomieszczenia do pracy – instalując odpowiednie programy. A z tymi nie warto eksperymentować. Lepiej postawić na znajome rozwiązania i programy, które potrafią bez problemu obsłużyć wszyscy współpracownicy. Dobrze sprawdzą się te wchodzące w skład pakietu Microsoft 365.

 

Programy dla firm niezbędne w cyfrowym biurze

Istnieje kilka rodzajów programów dla firm, które powinny znaleźć się na komputerze każdego przedsiębiorcy.

Programy biurowe

Po pierwsze, potrzebne nam będą typowe programy biurowe. Do absolutnie podstawowych należą edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne i programy do tworzenia prezentacji. Wykorzystamy je przy robieniu ofert dla klientów, przygotowywaniu dokumentów, prowadzeniu rejestrów czy baz kontaktów. Do ich przechowywania przydadzą się niewątpliwie rozwiązania chmurowe, które pozwolą dzielić się plikami ze współpracownikami i klientami lub po prostu mieć dostęp do danych z dowolnego komputera. A co najważniejsze – w razie awarii nie stracimy plików, na których pracowaliśmy. I po trzecie, prowadzenie działalności nie byłoby możliwe bez programów do komunikacji.

Komunikacja i organizacja pracy

Im więcej zadań wykonujemy zdalnie, tym ważniejsze stają się komunikacja i organizacja pracy. Nasze cyfrowe biuro powinno mieć dostęp do serwera firmowej poczty elektronicznej oraz program do obsługi wiadomości e-mail, który pomoże w porządkowaniu korespondencji. Nowoczesne programy pocztowe umożliwiają integrację z innymi aplikacjami. To ogromne ułatwienie, dzięki któremu na przykład automatycznie zapiszemy w kalendarzu termin spotkania. W każdej firmie, gdzie pracuje przynajmniej kilka osób, przyda się też aplikacja biznesowa, która usprawni komunikację wewnętrzną. Do zadawania szybkich pytań idealne będą wiadomości tekstowe. Tam, gdzie sprawa wymaga dokładniejszego omówienia, lepiej sprawdzą się wideokonferencje. Obie te funkcje znajdziemy w usłudze Microsoft Teams. Wzrost popularności takich rozwiązań w 2020 roku sprawił, że dziś możemy w tej formie załatwić mnóstwo spraw. Począwszy od konsultacji lekarskich, przez rozmowy rekrutacyjne, aż po podpisywanie umów.

Prowadząc biznes, nie zawsze możemy czekać z odpowiedzią, aż dotrzemy do naszego komputera. Czasem nasze cyfrowe biuro musi się zmieścić w smartfonie, byśmy mogli szybko odpowiedzieć na maila, poprawić plik tekstowy, odebrać rezerwację lub wziąć udział w wideorozmowie. Jest to możliwe dzięki mobilnym odpowiednikom programów, z których korzystamy na komputerze.

Microsoft 365 dla biznesu

Trzymając się analogii między cyfrowym a stacjonarnym biurem, można powiedzieć, że Microsoft 365 będzie jak firma urządzająca wnętrza. Zaprojektuje, dostarczy i ustawi wszystkie niezbędne do pracy przedmioty. Nam pozostaje usiąść przy biurku i zająć się pracą. Wszystkie potrzebne w cyfrowym biurze usługi i aplikacje znajdziemy w jednym pakiecie. Nie zabraknie najpopularniejszych programów, takich jak Word, Excel i PowerPoint, ale oprócz tego otrzymamy e-mail i pocztę w domenie firmowej oraz Skype for Business do komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Dzięki dostępowi do SharePoint i OneDrive uzyskamy dodatkową przestrzeń w chmurze do przechowywania potrzebnych plików. Korzystając z Microsoft 365, mamy też pewność, że nasz pakiet Office będzie zawsze aktualny. Tym samym otrzymujemy kompleksowo umeblowane cyfrowe biuro.

 

Jeśli szukasz sposobu na utworzenie cyfrowego stanowiska pracy, odwiedź: Cyfrowe rozwiązania dla firm.

Mogą Cię również zainteresować

  • Mały może więcej!

    Mały może więcej!
    Mały może więcej!

    Firma online

    Firma online

    Małe i średnie firmy do rozwoju potrzebują nowych technologii. To truizm – jednak wyszukiwanie, zakup i wdrożenia nowoczesnych rozwiązań utrudnia brak czasu i środków, oraz niedobór […]

  • Nie potrzebujesz terminala by obsługiwać płatność telefonem. Wszystko dzięki Fastpass

    Nie potrzebujesz terminala by obsługiwać płatność telefonem. Wszystko dzięki Fastpass
    Nie potrzebujesz terminala by obsługiwać płatność telefonem. Wszystko dzięki Fastpass

    Firma online

    Firma online

    Rok 2020 uświadomił nam, jak szybko potrafi zmienić się współczesny świat, a przyszłość firmy może zależeć od umiejętności przystosowania się i zapewnienia obsługi […]