Oprogramowanie dla firm – jak umeblować cyfrowe biuro?

Wybór oprogramowania do cyfrowego biura niewiele się różni od meblowania biura stacjonarnego. Najlepiej postawić na solidne, sprawdzone rozwiązania, a więc właściwe oprogramowanie biznesowe. Oprócz podstawowego edytora tekstu i arkusza kalkulacyjnego trzeba pamiętać o aplikacjach ułatwiających komunikację i rozwiązaniach do przechowywania plików w chmurze. Jakie konkretnie programy dla firm warto wybrać?

Aplikacje biznesowe – projektowanie wnętrza

Wyobraźmy sobie, że pakujemy nasze stacjonarne biuro i przenosimy je do komputera. Jak będzie wyglądało takie cyfrowe biuro? Kartki i długopisy zmienią się w programy do pisania, zamiast telefonu dostaniemy komunikator internetowy, zamiast półki z segregatorami przestrzeń w chmurze – i tak dalej.

Jeśli rozejrzymy się po biurze stacjonarnym, dla dowolnego przedmiotu będziemy prawdopodobnie w stanie znaleźć jego cyfrowy odpowiednik, czyli aplikacje biznesowe. Kosz na śmieci, pulpit, zdjęcie na biurku, nawet okna… Gdy przenosimy biuro do naszego laptopa, powinniśmy umeblować je i wyposażyć analogicznie do tego, jak projektujemy pomieszczenia do pracy – instalując odpowiednie programy dla firm.

A z tymi nie warto eksperymentować. Lepiej postawić na znajome rozwiązania i oprogramowanie dla biznesu, które potrafią bez problemu obsłużyć wszyscy współpracownicy. Dobrze sprawdzą się programy komputerowe dla firm wchodzące w skład pakietu Microsoft 365.

Programy dla firm niezbędne w cyfrowym biurze

Istnieje kilka rodzajów programów dla firm, które powinny znaleźć się na komputerze każdego przedsiębiorcy. To przede wszystkim:

• Biurowe oprogramowanie firmowe

Po pierwsze, potrzebne nam będą typowe biurowe programy dla firm. Do absolutnie podstawowych należą edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne i programy do tworzenia prezentacji. Wykorzystamy je przy robieniu ofert dla klientów, przygotowywaniu dokumentów, prowadzeniu rejestrów czy baz kontaktów.

Do ich przechowywania przydadzą się niewątpliwie rozwiązania chmurowe, które pozwolą dzielić się plikami ze współpracownikami i klientami lub po prostu mieć dostęp do danych z dowolnego komputera. A co najważniejsze – korzystając z tego typu oprogramowania firmowego, w razie awarii nie stracimy plików, na których pracowaliśmy. I po trzecie, prowadzenie działalności nie byłoby możliwe bez programów do komunikacji.

• Aplikacje biznesowe do komunikacji i organizacji pracy

Im więcej zadań wykonujemy zdalnie, tym ważniejsze stają się komunikacja i organizacja pracy. Nasze cyfrowe biuro powinno mieć dostęp do serwera firmowej poczty elektronicznej oraz aplikacji dla biznesu do obsługi wiadomości e-mail, która pomoże w porządkowaniu korespondencji. Nowoczesne programy dla firm umożliwiają integrację z innymi aplikacjami. To ogromne ułatwienie, dzięki któremu na przykład automatycznie zapiszemy w kalendarzu termin spotkania.

W każdej firmie, gdzie pracuje przynajmniej kilka osób, przyda się też aplikacja biznesowa, która usprawni komunikację wewnętrzną. Do zadawania szybkich pytań idealne będą wiadomości tekstowe. Tam, gdzie sprawa wymaga dokładniejszego omówienia, lepiej sprawdzą się wideokonferencje. Obie te funkcje znajdziemy w oprogramowaniu dla biznesu Microsoft Teams. Wzrost popularności takich rozwiązań w 2020 roku sprawił, że dziś możemy w tej formie załatwić mnóstwo spraw. Począwszy od konsultacji lekarskich, przez rozmowy rekrutacyjne, aż po podpisywanie umów.

Prowadząc biznes, nie zawsze możemy czekać z odpowiedzią, aż dotrzemy do naszego komputera. Czasem nasze cyfrowe biuro musi się zmieścić w smartfonie, byśmy mogli szybko odpowiedzieć na maila, poprawić plik tekstowy, odebrać rezerwację lub wziąć udział w wideorozmowie. Jest to możliwe dzięki mobilnym odpowiednikom programów, z których korzystamy na komputerze.

• Microsoft 365 – kompleksowe oprogramowanie dla biznesu

Trzymając się analogii między cyfrowym a stacjonarnym biurem, można powiedzieć, że Microsoft 365 będzie jak firma urządzająca wnętrza. Zaprojektuje, dostarczy i ustawi wszystkie niezbędne do pracy przedmioty. Nam pozostaje usiąść przy biurku i zająć się pracą. Wszystkie potrzebne w cyfrowym biurze usługi i aplikacje znajdziemy w jednym pakiecie. Nie zabraknie najpopularniejszych programów dla firm takich jak Word, Excel i PowerPoint, ale oprócz tego otrzymamy e-mail i pocztę w domenie firmowej oraz Skype for Business do komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Dzięki dostępowi do aplikacji biznesowych SharePoint i OneDrive uzyskamy dodatkową przestrzeń w chmurze do przechowywania potrzebnych plików. Korzystając z Microsoft 365, mamy też pewność, że nasz pakiet Office będzie zawsze aktualny. Tym samym otrzymujemy kompleksowo umeblowane cyfrowe biuro.

Jeśli szukasz sposobu na utworzenie cyfrowego stanowiska pracy, odwiedź: Cyfrowe rozwiązania dla firm.